Командировка: суточные сверх нормы, расчет через корпоративную карту, приобретение билетов организацией

Данная статья посвящена учету расчетов с командированным сотрудником, которому аванс выдан в безналичной форме и денежными документами.

Вы узнаете:

  • когда командировочные суммы считаются выданными, если они перечисляются на корпоративную карту;
  • какими документами оформить выдачу билетов на проезд к месту командировки и обратно;
  • как оформить в 1С отчет сотрудника о командировке;
  • как начислить и уплатить в бюджет НДФЛ, если суточные сотрудника превышают установленную законодательством норму.

Пошаговая инструкция

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Перечисление на корпоративную карту

Учет расчетов по корпоративной карте производится на счете 55.04 «Прочие специальные счета» (план счетов 1С). Пополнение корпоративного расчетного счета оформляется документом Списание с расчетного счета вид операции Перевод на другой счет организации из раздела Банк и касса — Банк — Банковские выписки — кнопка Списание.

Следует обратить внимание на заполнение полей:

  • Вид операцииПеревод на другой счет организации;
  • Счет дебета — 55.04 «Прочие специальные счета»;
  • Статья расходов Перевод со счета на счет, Вид движения пустое значение.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 55.04 Кт 51 — поступление денежных средств на корпоративную карту.

Снятие денежных средств с корпоративной карты подотчетным лицом

Снятие денежных средств с корпоративной карты подотчетным лицом отражается документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Банк — Банковские выписки — кнопка Списание.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 71.01 Кт 55.04 — выдача денежных средств сотруднику подотчет.

Выдача авиабилетов подотчетному лицу

Авиабилеты, купленные организацией для командировки сотрудника, являются денежными документами. Подробнее о том, что относится к денежным документам, читайте в статье Поступление/выдача денежных документов.

Выдача билетов подотчетному лицу оформляется документом Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Денежные документы — Денежные документы — кнопка Выдача.

О поступлении денежных документов в организацию читайте в статье Поступление/выдача талонов при приобретении ГСМ (переход права собственности при заправке).

На вкладке Кому следует обратить внимание на заполнение полей:

  • Подотчетное лицо — командированный работник, выбирается из справочника Физические лица.
  • Выдано — тот же работник, поле используется для заполнения печатной формы.

На вкладке Денежные документы заполняется табличная часть:

  • Денежный документ — билеты, выдаваемые работнику, заполняется из справочника Денежные документы.
  • Количество — количество.
  • Стоимость — стоимость билета.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 71.01 Кт 50.03 – выдача билетов сотруднику под отчет.

Документальное оформление

Для документального оформления выдачи денежных документов нет унифицированной формы бланка выдачи денежных документов. Организации могут разработать форму самостоятельно или принять бланк, предложенный 1С.

Расходный ордер можно распечатать по кнопке Расходный ордер — Печать документа Выдача денежных документов. PDF

Авансовый отчет сотрудника о командировке

Нормативное регулирование

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском (п. 16 ПБУ 10/99), так и налоговом (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ) учете.

Для принятия командировочных расходов в целях налогового учета они должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Подробнее об Основных требованиях к документам, подтверждающим командировку

Суточные признаются в расходах на основании приказа на выплату суточных, копию которого можно приложить к авансовому отчету. Подтверждать суточные расходными документами не требуется (Письмо Минфина РФ от 11.11.2011 N 03-03-06/1/741).

Учет в 1С

Для регистрации авансового отчета сотрудника формируется документ Авансовый отчет в разделе Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты — кнопка Создать.

В шапке документа указывается:

  • Подотчетное лицо — из справочника Физические лица выбирается сотрудник, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства.

На вкладке Аванс по кнопке Добавить выбираются документы выдачи аванса.

Подробнее о заполнении вкладки Авансы

На вкладке Прочее последовательно вносятся все документы, подтверждающие командировочные расходы. Подробнее о заполнении вкладки Прочее.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 26 Кт 71.01 — принятие к учету расходов на командировку.
  • Дт 19.04 Кт 71.01 — принятие к учету НДС по командировочным расходам.

Для регистрации БСО, по которому НДС будет принят к вычету, необходимо установить флажок в поле СФ и БСО. Графа Реквизиты счета-фактуры заполнится автоматически по данным графы Документ (расхода).

В результате регистрации БСО автоматически будет создан документ Счет-фактура полученный (далее Счет-фактура (бланк строгой отчетности)). Ссылка на него будет отражена в графе Реквизиты счета-фактуры.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. форму авансового отчета в Учетной политике. В 1С используется Авансовый отчет по форме АО-1.

Бланк можно распечатать по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1) документа Авансовый отчет. PDF

Регистрация авиабилетов, БСО поставщика

Документ Счет-фактура (бланк строгой отчетности) создается автоматически на основании документа Авансовый отчет и отражается в журнале Счета-фактуры полученные, раздел Покупки — Покупки — Счета-фактуры полученные.

Если в документе установлен флажок Отразить вычет НДС в книге покупок, то при его проведении будут сделаны проводки по принятию НДС к вычету.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие к вычету НДС по командировочным расходам.

Отчет Книга покупок можно сформировать из раздела Отчеты — НДС — Книга покупок. PDF

Декларация по НДС

В декларации по НДС сумма вычета НДС отражается:

В Разделе 3 стр. 120 «Сумма НДС, подлежащая вычету»: PDF

  • сумма НДС, принятая к вычету.

В Разделе 8 «Сведения из книги покупок»:

  • счет-фактура с кодом вида операции «23».

Возврат неиспользованных подотчетных средств

Возврат неиспользованных подотчетных средств оформляется документом Поступление наличных вид операции Возврат от подотчетного лица по кнопке Создать на основании — Поступление наличных документа Авансовый отчет. Документ Поступление наличных, созданный таким образом, заполняется автоматически.

Вручную остается заполнить:

  • Статья доходов Возврат от подотчетного лица, Вид движения Прочие поступления по текущим операциям.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 50.01 Кт 71.01 — возврат неиспользованных средств подотчетным лицом.

Документальное оформление

Для документального оформления поступления наличных денег в кассу организации необходимо использовать унифицированную форму Приходный кассовый ордер (КО-1), утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Бланк можно распечатать по кнопке Печать — Приходный кассовый ордер (КО-1) документа Поступление наличных. PDF

Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных

Для исчисления НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных необходимо создать новый вид начисления Суточные сверх норм. Настройка нового вида начисления производится в разделе Зарплата и кадры — Справочники и настройки — Настройки зарплаты — Расчет зарплаты — Начисления —кнопка Создать.

 

Нужно установить:

В разделе НДФЛ:

  • переключатель — облагается;
  • код дохода4800 «Иные доходы»;
  • флажок Доход в натуральной форме, требуется для того, чтобы документом Начисление зарплаты были начислены только НДФЛ и страховые взносы.

В разделе Страховые взносы:

  • Вид доходаДоходы, целиком облагаемые страховыми взносами на ОПС, ОМС и соц.страхование, не облагаемые взносами на страхование от несчастных случаев;

В разделе Налог на прибыль, вид расхода по ст. 255 НК РФ:

  • переключатель — не включается в расходы по оплате труда.

Исчисление НДФЛ и страховых взносов со сверхнормативных суточных оформляется документом Начисление зарплаты в разделе Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ с превышения норматива суточных;
  • Дт 26 Кт 69.01 — начисление страховых взносов на социальное страхование в ФСС;
  • Дт 26 Кт 69.03.1 — начисление страховых взносов в ФФОМС;
  • Дт 26 Кт 69.02.7 — начисление страховых взносов на пенсионное страхование в ПФР.