Типовая схема приобретения материалов

В данной публикации дается полная типовая схема проведения операций по поступлению материалов, состоящая из:

  • регистрации счета на оплату поставщика;
  • выдачи доверенности на получение материалов;
  • принятия на учет материалов производственных, офисных, хозяйственного инвентаря;
  • регистрация входящего счета-фактуры и принятие НДС к вычету;
  • оплаты поставщику.

Последовательность операций принятия к учету материалов может быть изменена, но порядок заполнениях документов будет такой, как показан в типовой схеме.

Уделим внимание заполнению граф, связанных с особенностями принятия на учет материалов, а так же рассмотрим, как правильно принимать к учету материалы, учитываемые на разных субсчетах.

Типовая схема приобретения материалов в 1С

Рассмотрим типовую схему приобретения материалов в 1С на примере приобретения материалов для производства.

Пошаговая инструкция

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF-1

Регистрация счета от поставщика

Назначение и создание

Данные из счета, выставленного поставщиком на оплату, а так же данные из спецификаций к договору, по которым будет производиться оплата поставщику, в программе 1С вводятся в документе Счет от поставщика.

Документ Счет от поставщика не формирует проводок, но присутствие его в базе несомненно открывает больше возможностей для автоматизации учета.

Ввод документа Счет от поставщика в дальнейшем позволяет значительно упростить документооборот в 1С. На основе документа Счет от поставщика автоматически будут заполнены такие документы как:

  • документ Доверенность;
  • документ Поступление (акт, накладная);
  • документ Платежное поручение;
  • документ Списание с расчетного счета;
  • документ Выдача наличных.

А так же появится возможность формировать управленческие отчеты по задолженности поставщикам.

Документ Счет от поставщика вводится в разделе Покупки –Счета от поставщиков – кнопка Создать.

Особенности заполнения

Рассмотрим особенности заполнения документа при приобретении материалов. В шапке документа указывается:

  • Счет № от — номер счета и дата, указанные поставщиком в выданном счете;
  • Контрагент – наименование поставщика. Выбирается из справочника Контрагенты;
  • Договор – основание для расчетов с поставщиком, которым может быть договор, счет либо иной документ. Выбирается из справочника Договоры.

В табличную часть материалы добавляются из справочника Номенклатура с помощью:

  • кнопки Добавить;
  • кнопки Подбор.

Узнать более подробно о Способах подбора номенклатуры.

По каждой позиции должны быть указаны количество, цена приобретения и ставка НДС. Частично можно автоматизировать процесс заполнения такой информации. Для этого необходимо правильно заполнить карточку материала в справочнике Номенклатура.

Узнать больше о Настройке справочника Номенклатура для материалов.

Цена приобретаемых материалов в табличной части может заполняться:

  • вручную;
  • автоматически, если указан Тип цен по ссылке НДС. PDF-2

1С позволяет распечатать форму Счета на оплату за поставщика по кнопке Печать в документе Счет от поставщика. PDF-3

Оформление доверенности на получение материалов

Назначение и создание

Организация может выдавать доверенность на получение материалов от поставщика доверенному лицу. В 1С предусмотрена такая возможность с помощью формирования документа Доверенность.

Документ не формирует проводок, но с его помощью автоматизируется процесс регистрации выданных доверенностей и формирование печатных бланков Доверенность по формам М-2, М-2а.

Документ Доверенность можно создать:

  • на основании документа Счет от поставщика, воспользовавшись кнопкой Создать на основанииДоверенность;
  • самостоятельным вводом документа в разделе Покупки – Доверенности – кнопка Создать.

Особенности заполнения

Рассмотрим особенности заполнения документа при приобретении материалов. В шапке документа указывается:

  • Номер — порядковый номер доверенности, который присваивается автоматически программой;
  • От — дата выдачи доверенности;
  • Срок действия — дата, по которую доверенность будет действительна;
  • Контрагент – наименование поставщика, у которого планируется получить материалы. Выбирается из справочника Контрагенты;
  • Договор – договор (счет), по которому планируется получить материалы. Выбирается из справочника Договоры;
  • Банковский счет – счет Организации, с которого осуществляется оплата за данные материалы;
  • Подотчетное лицо — выбирается из справочника Физические лица, где должны быть заполнены паспортные данные, т.к. это является обязательным условием для корректного заполнения печатной формы доверенности.

В табличной части документа Доверенность указывается наименование, количество и единица измерения материалов к получению. Она может быть заполнена:

  • автоматически при вводе документа Доверенность на основании документа Счет от поставщика;
  • с помощью кнопки Добавить;
  • с помощью кнопки Подбор.

Узнать более подробно о Способах подбора номенклатуры.

На вкладке Дополнительно указываются данные для заполнения печатной формы:

  • Получено от — полное наименование поставщика, у которого планируется получить материалы;
  • По документу — документ — основание, по которому будет произведен отпуск материалов, например, наряд, счет, договор, заказ, соглашение.

Печатный бланк

Организация может разработать свой бланк доверенности в соответствии со ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В 1С используется печатная форма Доверенность по форме М-2 (М-2а).

Бланк можно распечатать по кнопке ПечатьДоверенность (М-2). PDF-4

Если доверенность выдается не на одну покупку, то она оформляется по форме М-2а, печать этой формы по кнопке ПечатьДоверенность (М-2а).

Приобретение материалов

Назначение и создание

Поступление материалов от поставщика отражается с помощью документа Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная).

Документ Поступление (акт, накладная) можно создать:

  • на основании документа Счет от поставщика, воспользовавшись кнопкой Создать на основанииПоступление (акт, накладная);
  • на основании документа Доверенность, воспользовавшись кнопкой Создать на основанииПоступление (акт, накладная);
  • самостоятельным вводом документа в разделе Покупки – Поступление (акты, накладные) – кнопка Поступление — Товары (накладная).

Особенности заполнения

Рассмотрим особенности заполнения документа при приобретении материалов. В шапке документа указывается:

  • Накладная № от — номер накладной и дата, указанные поставщиком;
  • Номер от – порядковый номер регистрации в 1С и дата принятия на учет материалов;
  • Контрагент – наименование поставщика. Выбирается из справочника Контрагенты;
  • Договор – основание для расчетов с поставщиком, которым может быть договор, счет либо иной документ. Выбирается из справочника Договоры.
  • Склад – склад или место хранения, на который материалы поступают. Выбирается из справочника Склады.

Счета расчетов с поставщиком

  • по ссылке Расчеты устанавливаются параметры взаиморасчетов с поставщиком. При стандартных настройках по расчетам с поставщиками в договорах в рублях устанавливаются:
  • счета расчетов 60.01 и 60.02;
  • автоматический зачет аванса по контрагенту и договору.

В случае необходимости параметры взаиморасчетов с поставщиками можно поменять. Подробнее о заполнении ссылки Расчеты можно узнать в Путеводителе заполнения документа Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная).

Заполнение табличной части

В табличной части накладной вводятся материалы, поступившие от поставщика, указывается их наименование, количество, цена приобретения, сумма НДС, счета учета материалов и НДС. Информация может быть заполнена:

  • автоматически, если накладная заполняется на основании документа Счет от поставщика или Доверенность;
  • по кнопке Добавить;
  • по кнопке Подбор;
  • по кнопке Добавить по штрихкоду.

Узнать более подробно о Способах подбора номенклатуры.

Основная информация в табличной части заполняется по данным из карточки материала справочника Номенклатура.

Для того, чтобы добавить в накладную материал, ранее не введенный в справочник Номенклатура, необходимо создать элемент, где достаточно указать Вид номенклатуры и краткое название материала в поле Наименование. PDF-5

Счета учета материалов и НДС

Счета учета материалов и НДС заполняются из регистра Счета учета номенклатуры, определенного для Вида номенклатуры, указываемого в карточке материала.

В нашем примере принимаются к учету материалы, которые будут использоваться в производстве.

Счета учета при приобретении производственных материалов в табличной части:

Для того, чтобы эти счета учета проставились в накладной автоматически, необходимо, чтобы в карточке материала справочника Номенклатура вид номенклатуры имел соответствующую настройку в регистре Счета учета номенклатуры.

Узнать больше о Настройке справочника Номенклатура для материалов.

Цена в табличной части

Цена в табличной части заполняется:

  • вручную;
  • автоматически.

Этой функцией удобно воспользоваться, если характер поставок материалов от поставщиков носит систематический характер и цены поставки по договору меняются достаточно редко.

Если поставка материалов носит разовый характер, то быстрее будет заполнить цены вручную непосредственно в табличной части.

НДС в табличной части

Графа % НДС заполняется в соответствии со ставкой НДС, указанной в накладной от поставщика.

В 1С графа % НДС автоматически заполняется ставкой, указанной в строке % НДС карточки материала справочника Номенклатура. PDF-6. В случае необходимости ее можно откорректировать вручную.

В случаях, когда требуется НДС включить в стоимость материалов, порядок учета входящего НДС необходимо изменить по ссылке НДС, установив флажок НДС включается в стоимость. PDF-7

Тогда в проводках входящий НДС будет включен в стоимость материалов. PDF-8

Если автоматически заполняется некорректный счет учета материала

Если счет учета материала автоматически проставляется в табличной части некорректно, то его можно поправить вручную или правильно настроить его заполнение.

В программе 1С изначально не предусмотрен Вид номенклатуры Запчасти, для которого был бы определен счет учета 10.05 в регистре Счета учета номенклатуры.

Поэтому при вводе запчастей по накладной поступления можно:

  • добавить в справочник Вид номенклатуры новый элемент Запчасти, выбрать его в карточке справочника Номенклатура и определить для него счет учета 10.05 в регистре Счета учета номенклатуры. PDF-9;

Узнать подробно о Настройке счетов учета для новых видов материалов.

  • ввести в справочник Номенклатура запчасти Вида номенклатуры Материалы, выбрать позицию в накладную. В документе вручную поправить в графе Счет учета на 10.05, т.к. автоматически будет проставлен счет 10.01, соответствующий настройкам Вида номенклатуры Материалы.

Проводки по документу

Печатный бланк

Организация может разработать свой первичный документ по оприходованию материалов в соответствии со ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В 1С используется Приходный ордер по форме М-4.

Приходный ордер подписывает работник, принявший материалы (например, кладовщик) и лицо, сдавшее материалы (например, грузоперевозчик, подотчетное лицо).

Бланк можно распечатать по кнопке Печать Приходный ордер (М-4) документа Поступление (акт, накладная). PDF-10.

Приобретение офисных материалов

Рассмотрим мини примеры по оприходованию материалов, для которых изначально предопределен счет учета в программе, привязанный к Виду номенклатуры.

Для принятия к учету разного типа материалов, в т.ч. офисных материалов используется вышеуказанная типовая схема.

Оформление документа Поступление (акт, накладная) на поступление офисных материалов. PDF-11

Проводки по принятию к учету офисных материалов. PDF-12

Приобретение хозяйственного инвентаря

Оформление документа Поступление (акт, накладная) на поступление хозяйственного инвентаря. PDF-13

Проводки по принятию к учету хозяйственного инвентаря. PDF-14

Регистрация СФ поставщика

Назначение и создание

Для регистрации входящего счета-фактуры, необходимо указать его номер и дату внизу формы документа Поступление (акт, накладная) и нажать кнопку Зарегистрировать.

Особенности заполнения

Документ Счет-фактура полученный автоматически заполняется данными документа Поступление (акт, накладная). Код вида операции — 01 «Получение товаров, работ, услуг».

Входящий НДС можно принять к вычету непосредственно при проведении документа Счет-фактура полученный, установив флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения.

Это возможно, если в учетной политике не ведется раздельный учет НДС, т.е. не установлен флажок Ведется раздельный учет входящего НДС в разделе Главное – Налоги и отчеты – НДС. PDF-15

Если же раздельный учет НДС ведется в 1С, то принять НДС к вычету можно по документу Формирование записей книги покупок.

Подробнее про Варианты принятия НДС к вычету.

1С позволяет распечатать форму заполненного счета-фактуры от поставщика по кнопке Печать документа Счет-фактура полученный или документа Поступление (акт, накладная)PDF-16

Проводки по документу

Отчетность

Перечисление оплаты поставщику

Назначение и создание документа

Факт перечисления оплаты поставщику, которая прошла по банковской выписке, оформляется документом Списание с расчетного счета вид операции Оплата поставщику.

Документ Списание с расчетного счета можно создать:

  • на основании документа Счет от поставщика, воспользовавшись кнопкой Создать на основанииСписание с расчетного счета;
  • на основании документа Поступление (акт, накладная), воспользовавшись кнопкой Создать на основанииСписание с расчетного счета;
  • самостоятельным вводом документа в разделе Банк и касса – Банк – Банковские выписки – кнопка Поступление — Товары (накладная).

Особенности заполнения

Если заполнение документа осуществляется на основании документа Счет от поставщика или Поступление (акт, накладная), то он будет заполнен автоматически. Данные необходимо сверить с выпиской банка и в случае необходимости подкорректировать.

Особенности заполнения документа:

  • Сумма – сумма оплаты поставщику, согласно выписке банка;
  • Получатель – наименование поставщика. Выбирается из справочника Контрагенты;
  • Договор – основание для расчетов с поставщиком, которым может быть договор, счет, либо иной документ. Выбирается из справочника Договоры.

Проводки по документу

В нашем примере сначала поступили материалы от поставщика, в результате возникла кредиторская задолженность по Кт 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В момент оплаты поставщику задолженность погашается и формируется проводка Дт 60.01 Кт 51.

Если будет проведена предоплата поставщику, то будет отражен аванс поставщику проводкой Дт 60.02 Кт 51, который будет зачтен при последующей поставке материалов от поставщика.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *