Изменения в учете по ЭТК (ЗУП 3.1.10.348 / 3.1.13.120)

Новый принцип регистрации данных для заполнения СЗВ-ТД

В программе организован учет трудовой деятельности сотрудников в специальном регистре сведений Мероприятия трудовой деятельности, в который:

  • записи вносятся документами учета движения кадров с установленным флажком Отразить в трудовой книжке, а также специализированным документом Регистрация трудовой деятельности (Кадры – Электронные трудовые книжки — Регистрация трудовой деятельности) для ручного ввода данных по мероприятиям;
  • при записи сведений каждому мероприятию присваивается уникальный идентификатор (UUID), который далее передается в ПФР. Это играет роль в случае подачи корректировок или отмены ранее переданных сведений.

Документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД (Кадры — Электронные трудовые книжки — Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД) теперь используется исключительно для передачи в ПФР ранее зарегистрированных мероприятий. В документе теперь отсутствует возможность ручного ввода / редактирования данных по мероприятиям (за исключением данных по Подразделению и Должности). Для внесения «ручных» корректировок предназначен документ Регистрация трудовой деятельности.

Дата этого документа должна быть раньше даты заполнения СЗВ-ТД. При заполнении СЗВ-ТД автоматически подтянутся данные, внесенные документом Регистрация трудовой деятельности.

Рассмотрим несколько примеров.

В этом случае необходимо создать документ Регистрация трудовой деятельности и по команде Изменить выбрать мероприятие для корректировки (в нашем случае прием на работу):

В документе появятся две строки: первая с отменой сведений, вторая – с новыми данными, по которым следует внести корректировку и указать номер приказа 21-к.

После внесенных изменений при автозаполнении СЗВ-ТД номер приказа будет указан, как «21-к».

Документ «Регистрация трудовой деятельности»

Документ Регистрация трудовой деятельности – это специальный документ для возможности «ручной» регистрации трудовой деятельности, который используется в том числе для ввода «исторических» данных до 01.01.2020 г, а также для мероприятия переименования организации.

В документе присутствует несколько кнопок со своим назначением:

  • кнопка Данные до 2020 года –для ввод «исторических» данных до 01.01.2020 г.
  • кнопка Переименование – для переименования организации
  • кнопка Изменить – для внесения корректировок
  • кнопка Отменить — для отмена ранее зарегистрированных мероприятий

Документ расположен в журнале Электронные трудовые книжки в разделе Кадры или в разделе Отчетность, справки.

Рассмотрим работу с документом на нескольких примерах.

Пример 1. Установление (присвоение) квалификации

В этом случае следует воспользоваться документом Регистрация трудовой деятельности.

Для добавления новой строки необходимо использовать команду Еще – Добавить.

или вызвать команду Добавить через контекстное меню, нажав правую клавишу мыши.

В качестве вида мероприятия следует выбрать Установление (присвоение), указать сотрудника и заполнить реквизиты вручную.

При заполнении СЗВ-ТД автоматически попадут сведения о присвоении сотруднику квалификации.

Пример 2. Ввод исторических данных

Для регистрации в ЗУП 3 кадровых мероприятий по сотрудникам, произошедшим до 2020 г., следует в документе Регистрация трудовой деятельности воспользоваться командой Данные до 2020 года.

Заполнить документ можно сразу на всех или порциями.

Если учет в ЗУП 3 ведется с помощью кадровых документов уже давно, то в Регистрацию трудовой деятельности попадет последнее кадровое событие, произошедшее до 1 января 2020 г. Если же учет только начали вести в программе с 2020 г., введя начальные сведения документом Начальная штатная расстановка (Главное — Данные на начало эксплуатации – Начальная штатная расстановка), то данные придется скорректировать вручную. В дальнейшем эти сведения будут использоваться для заполнения СЗВ-ТД.

Если последнее кадровое событие, произошедшее накануне 01.01.2020 г., было зарегистрировано кадровым документом с установленным флажком Отражать в трудовой книжке, то такой сотрудник не попадет в документ Регистрация трудовой деятельности. Это произойдет из-за того, что информация по данному событию уже попала в регистр сведения Мероприятия по трудовой деятельности.

Сведения по последнему загруженному кадровому мероприятию, произошедшему накануне 01.01.2020 г., необходимо проверить, чтобы оно соответствовало реальной записи в бумажной трудовой книжке. Так, если последним кадровым событием было изменение размера оклада, то из-за того, что запись об этом не вносится в бумажную трудовую книжку, придется найти и внести вручную в Регистрацию трудовой деятельности предыдущее значимое для трудовой событие.

В этом случае в документе Регистрация трудовой деятельности после вызова команды Данные до 2020 года потребуется вручную дозаполнить недостающие сведения по кадровому мероприятию Прием.

При заполнении СЗВ-ТД сведения о приеме попадут в документ автоматически.

Пример 3. Переименование организации

Для регистрации в ЗУП 3 переименования организации следует в документе Регистрация трудовой деятельности вызвать одноименную команду.

В открывшейся форме необходимо заполнить сведения, которые далее отразятся в отчетности:

  • «предыдущее наименование организации» с такого-то числа переименована в «новое наименование организации»;
  • Реквизиты приказа о переименовании (наименование документа, номер документа и его дата, серия документа).

По команде Заполнить необходимая информация будет загружена по каждому сотруднику в табличную часть документа.

В дальнейшем информация о переименовании попадет в отчет СЗВ-ТД автоматически.

Пример 4. Внесение корректировок по сведениям

С помощью документа Регистрация трудовой деятельности можно откорректировать или отменить ранее переданные сведения по форме СЗВ-ТД. Для этого следует вызвать команду Изменить или Отменить.

Корректировки можно вносить как для уже переданных, так и для не переданных в ПФР сведений.

В этом случае в документе Регистрация трудовой деятельности следует воспользоваться командой Изменить.

Найти сотрудницу Громову Н.П., по ней станут видны все мероприятия (как переданные, так и не переданные в ПФР). Необходимо выбрать кадровый перевода с 16.03.2020 г.

Загрузятся две строки: в первой отразится отменяемые данные, а во второй будут указаны новые данные, в которых необходимо вручную исправить наименование подразделения на Сектор дежурной службы и номер приказа с 6 на 6-к.

При заполнении СЗВ-ТД внесенные исправления автоматически отразятся одной строкой.

Если с помощью документа Регистрация трудовой деятельности исправить данные уже переданные в ПФР, то в СЗВ-ТД появятся две строки: запись с отменой предыдущего кадрового события и строка с новыми правильными сведениями.

Пример 5. Отмена сведений

Для отмены сведений в документе Регистрация трудовой деятельности необходимо запустить одноименную команду.

Заполнение СЗВ-ТД по текущим кадровым мероприятиям

Для заполнения СЗВ-ТД анализируется два регистра сведений:

  1. Мероприятия трудовой деятельности – в него попадают события, зарегистрированные для СЗВ-ТД.
    В этом регистре:

    • записи вносятся документами учета движения кадров с установленным флажком Отразить в трудовой книжке, а также специализированным документом Регистрация трудовой деятельности.
    • каждому мероприятию присваивается уникальный UUID.
  2. Мероприятия трудовой деятельности переданные – в нем фиксируются события, которые уже были передано в ПФР по форме СЗВ-ТД.

В данном регистре:

  • записи вносятся документом СЗВ-ТД, для которого установлен признак, что он передан в ПФР;
  • фиксируется уникальный идентификатор (UUID) переданного мероприятия.

При автозаполнении в СЗВ-ТД включаются мероприятия:

  • которые были зарегистрированы, но еще не передавались в ПФР (т.е. такие мероприятия присутствуют в регистре сведения Мероприятия трудовой деятельности, но их нет в регистре сведения Мероприятия трудовой деятельности переданные);
  • данные дополняются информацией о предыдущем кадровом мероприятии, произошедшем до 01.01.2020, если оно еще не передавалось в ПФР.

Здесь следует обратить внимание на то, что по реально переданным сведениям в ПФР в СЗВ-ТД должен быть установлен флажок Пачка передана в ПФР (не редактируется), иначе данные события будут вновь попадать при очередном заполнении СЗВ-ТД.

Для быстрого выявления СЗВ-ТД без установленного признака передачи в ПФР, удобно для журнала Электронные трудовые книжки (Кадры – Электронные трудовые книжки) настроить условное оформление для всех полей.

Указать, что шрифт должен быть полужирным.

Выполняться условие, что флажок о приеме СЗВ-ТД не установлен и документ не помечен на удаление.

После сделанных настроек в журнале Электронные трудовые книжки документы СЗВ-ТД, без установленного флажка об их приеме в ПФР и не помеченные на удаление, будут выделены жирным шрифтом:

Корректировка сведения в СЗВ-ТД

Подробно см. СЗВ-ТД: корректировка или отмена сведений о трудовой деятельности в 1С:ЗУП 3 на примерах

Особенности заполнения начальных данных учета трудовой деятельности при обновлении

При обновлении был применен следующий алгоритм обработки данных:

  • Для кадровых приказов, отмеченных как отражаемые в трудовых книжках, сформировались движения по регистру сведений Мероприятия трудовой деятельности. При этом была произведена попытка подобрать строку с идентификатором мероприятия из документов СЗВ-ТД, т.е. программа пыталась «склеить» кадровые документы и СЗВ-ТД.
  • Для мероприятий СЗВ-ТД, которые не нашли своего сопоставления с кадровыми приказами, создались документы Регистрация трудовой деятельности.

Возможная проблема:

  • Когда мероприятия не смогли сопоставиться в базе данных могли появиться задвоенные мероприятия

Например, это могло произойти, когда в сданном СЗВ-ТД было что-то исправлено вручную по сравнению с информацией в кадровом документе. Сопоставление СЗВ-ТД и кадрового документа не произошло, поэтому был создан документ Регистрация трудовой деятельности, где заполнилась информация из СЗВ-ТД. На основании этого документа данные попали в регистр сведения Мероприятия трудовой деятельности с UUID-ом, переданным в ПФР. Так как в кадровом документе был установлен признак отражения данных в трудовой книжке, то в том же регистре сведений записи появились и из кадрового документа с UUID-ом сгененированным программой, но который реально не передавался в ПФР. В результате получилось задвоение данных.  При заполнении очередного СЗВ-ТД загрузится мероприятие из кадрового документа, которое получается по данным программы не передавалось.

Решение:

  • Оставить нужно те мероприятия, для которых были созданы документы Регистрация трудовой деятельности (по задумке, в них переносились переданные в ПФР строки табличных частей Мероприятия документов СЗВ-ТД в том виде как они есть, без изменений).
  • Оставшиеся «лишними» мероприятия (которые сформировались под кадровые приказы) необходимо отменить. Это можно сделать двумя способами: снять отметку отражения в кадровых приказах и провести их, или оформить отмену этих мероприятий документами Регистрация трудовой деятельности.

В описанном выше примере, если воспользоваться первым способом исправления, то необходимо сбросить флажок Отразить в трудовой книжке в кадровом документе, а документ Регистрация трудовой деятельности оставить проведенным.

Для быстрого определения таких «проблемных» сотрудников с задвоенными данными в журнале Электронные трудовые книжки следует просмотреть документы Регистрация трудовой деятельности, т.к. это признак того, что программа не смогла сопоставить данные кадровых документов и сданных СЗВ-ТД.

См. отрывок из Поддерживающего семинара ЗУП за март 2020