Как правильно вести ежедневник, чтобы все успеть

Любой человек рано или поздно попадает в ситуацию, когда планирования будущих дел становится жизненно необходимо. Особенно актуальна тема составления планов для работников учетных профессий, ведь сроки сдачи регулярных отчетов неизбежно пересекаются с семейными планами и личной жизнью. Как помочь бухгалтеру правильно планировать рабочее время, не жертвуя собственным досугом, а также полезные советы по ведению ежедневника рассмотрены в нашей статье.

 

Для чего нужно вести ежедневник

Планирование и ведения списка важных дел — целая наука. Популярное сейчас направление тайм-менеджера изучает различные приемы, которые облегчают составление планов и контроль над их исполнением. Специальные приемы позволят сделать процесс эффективным, а также обеспечат результативность ежедневного планирования.

Зачем необходим ежедневник:

  • Определение первоочередных задач. Набросав список дел, можно сразу же визуально оценить важные и отсеять ненужные. Кроме того, можно сразу же подсчитать приблизительное время на выполнение и реальность поставленной задачи.
  • Напоминание для регулярно повторяющихся планов. Начинающему бухгалтеру обязательно необходимо знать даты сдачи всех отчетов, причем планирование в текущем месяце должно учитывать выходные и нерабочие дни, а также возможный перенос сроков.
  • Оставлять время для отдыха. Оценив примерный объем ежедневных заданий можно исключить возможные переработки или простои. Ваш рабочий график будет максимально оптимизированный, что позволит также уделить время семье и отдыху.
  • Описывать алгоритм сложных задач. Известно, что любое дело, даже требующее максимальной концентрации, можно разделить на несколько этапов. Это позволит не только выполнить задачу успешно и быстро, но и не перегореть профессионально.
  • Улучшается мотивация поступков. Даже мимолетный взгляд на список выполненных заданий может ободрить и повысить самооценку. Кроме рутинных заданий выделите страничку для личных достижений, в которую заносите свои успехи, пусть они даже и покажутся для посторонних незначительными.
  • Повышается работоспособность. Выделив и выполнив самые важные дела за день, вы успеете гораздо больше, нежели без подсказок. Важно начинать работу с наиболее сложных и длительных проектов, чтобы впоследствии переключиться на легкие, а не наоборот. Также профессионалы рекомендуют начинать день с самого неприятного дела (в терминологии тайм-менеджера «лягушки»). После его выполнения у вас сразу же повыситься настроение не только потому, что все прошло удачно, а даже от осознания, что «лягушка» закончилась и все позади.

Желательно все время держать записную книгу рядом с собой. При необходимости записывайте здесь важную контактную информацию, образцы документов, ссылки на сайты. Сохранив всю необходимую информацию в одном месте, вам не придется тратить время на поиски случайно потерявшейся бумажки или тормошить коллег.

 

Как правильно вести ежедневник

Четких правил и границ для записи важных дел лучше избегать. Каждому человеку удобней придерживаться собственного видения планирования, даже если речь идет о деловом ежедневнике. Обычно наиболее продуктивно можно составлять планы на месяц, но практикуется также ведение учета на год и более. Можно попробовать сначала заполнять список срочных и регулярных планов на неделю-две, после чего расширять и дополнять свой список.

Важные тезисы для ведения ежедневника:

  • Для ведения списка важных планов и задач используется любой удобный для вас способ записи. Это может быть деловой органайзер, электронная записная книга и даже школьная тетрадь «в клеточку», главное, чтобы список всегда был под рукой и регулярно обновлялся.
  • Регулярно необходимо сверяться со своими планами, вычеркивать уже исполненные и дописывать новые. Это поможет освободить память для действительно важной информации и не держать все даты и события в голове. Доказано, что наш мозг (за исключением выдающихся примеров: Цезаря или Эйнштейна), одновременно может быть занят обдумыванием не более четырех-семи задач. Для современного бухгалтера это совершенно неприемлемо, ведь ежедневно приходится выполнять множество разноплановых дел одновременно. Именно поэтому, перенос запланированных дел на бумагу поможет сосредоточиться над выполнением работы, а не ее планированием.
  • Обязательно выставляйте степень приоритетности. Желательно на каждый день установить одно-два важный дела (занимающих приличный объем времени), а также несколько дополнительных. Ведение ежедневника поможет избежать цейтнота на работе, а также правильно распределить время на выполнение заданий.
  • Без своевременного контролирования, ведение ежедневника становится бессмысленным. Желательно ежедневно сверяться со своими успехами, а в случае невыполнения ставить пометки о причине и переносе сроков. Постепенно это выработает одну из лучших привычек — доводить все до конца.
  • Планирование завтрашнего дня начинать сегодня. Лучше всего с вечера составлять список дел на завтра, в который можно перенести все невыполненные пункты.

 

Специальные приемы позволяют оценить ваш прогресс в долгосрочной перспективе. Это может быть список планов на месяц или даже год вперед, причем не только в личной сфере, но и для профессиональной деятельности.

Примеры таких планов:

  1. Список книг для прочтения.
  2. Курс лекций или семинаров.
  3. Выучить иностранный язык.
  4. Посетить определенные места (города, рестораны, музеи).
  5. Навестить дальних родственников или друзей.
  6. Повысить свою профессиональную квалификацию.

Вместе с производственными задачами можно также выделить время и для личных достижений. Ежедневник — ваше личное пространство, в котором можно отмечать все важные для вас даты, планировать отпуск и ставить пометки о днях рождениях близких и друзей. Неплохо выделить также место и для общей информации, например, записывать список дел на «после работы», ежедневные покупки, встречи или поездки.

Ведение ежедневника помогает развивать самодисциплину, а также повысить эффективность вашей профессиональной деятельности. Для бухгалтера очень важно держать под контролем отчетные даты, а также правильно распределять рабочее время. Это поможет избежать авралов, а также уделить должное время семье и отдыху.