Ошибка во взаиморасчетах с покупателем: указан неправильный договор. Обнаружение и исправление ошибки с помощью отчета Анализ Субконто

При оформлении документов в 1С могут возникать ошибки во взаиморасчетах с контрагентами. На примере неправильно указанного договора в документах расчетов с контрагентом и незаполненной аналитики мы покажем:

  • как искать ошибки, используя отчет Анализ субконто;
  • как скорректировать расчеты и исправить ситуацию;
  • в каких случаях исправление ошибок требует подачи уточненной декларации по НДС.

Выявление ошибки

Данная ошибка привела к тому что в программе:

  • не осуществлен автоматический зачет аванса покупателя;
  • НДС при зачете аванса не будет принят к вычету автоматически с помощью документа Формирование записей книги покупок.

Для исправления подобной ошибки необходимо сначала определить – к какому периоду относится неправильный документ: к «закрытому» или «незакрытому».

Исправление ошибки зависит от момента ее обнаружения:

Неправильный документ в «незакрытом» периоде

Шаг 1. Исправление ошибки с помощью исправления договора в документе оплаты

Если период оплаты не закрыт, то необходимо зайти в документ оплаты и исправить в нем договор.

Документ с некорректным договором можно открыть двойным нажатием по его наименованию в отчете.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 51 Кт 62.02 — отражен аванс от покупателя по правильному договору.

Неправильный документ в «закрытом» периоде, зачет аванса в «незакрытом» периоде

Шаг 1. Исправление ошибки с помощью переноса аванса на другой договор

Бухгалтер не может исправить договор в документе оплаты от покупателя Поступление на расчетный счет № 21 от 28.09.2018 в связи с тем, что он находится в «закрытом» периоде – IIIквартале. Поэтому аванс необходимо перенести на нужный договор с помощью документа Корректировка долга вид операции Перенос задолженности в разделе Продажи – Расчеты с контрагентами – Корректировка долга.

В шапке документа указывается:

  • от — первый день месяца «незакрытого» периода для того, чтобы автоматически зачесть аванс при перепроведении документов;
  • ПеренестиАвансы покупателя;
  • Покупатель (кредитор) ИнтерСити: покупатель, по которому осуществляется корректировка взаиморасчетов;
  • Новый покупатель — тот же контрагент.

По кнопке Заполнить автоматически заполняются данные на вкладке Авансы покупателя (кредиторская задолженность):

  • Договор — договор по которому ошибочно отражен аванс, выбирается из справочника Договоры. Вид договора С покупателем;
  • Новый договор — договор по которому должен был отражен аванс, выбирается из справочника Договоры. Вид договораС покупателем;
  • Документ расчетов — документ, по которому поступил аванс;
  • Сумма — сумма незачтенного аванса;
  • Сумма расчетов — сумма аванса, которая будет перенесена на новый договор;
  • Счет учета — 62.02 «Расчеты по авансам полученным»;
  • Новый счет — также 62.02 «Расчеты по авансам полученным».

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 62.02 Кт 62.02 — перенос аванса с одного договора на другой.

Шаг 2. Перепроведение документов

После переноса аванса на другой договор необходимо осуществить перепроведение документов.

Все документы по контрагенту можно посмотреть в карточке контрагента по ссылке Документы.

Для группового перепроведения документов по контрагенту за определенный период необходимо:

  • настроить список документов по кнопке Еще — Настроить список;
  • на вкладке Отбор установить отбор по дате.

Это необходимо для того, чтобы отбросить документы по контрагенту, которые нельзя перепроводить.

Изучить подробнее о настройке журналов документов

В нашем примере мы отобрали все документы текущего квартала.

Чтобы выделить все нужные документы, можно воспользоваться:

  • сочетанием клавиш Ctrl+A — выделяет все документы;
  • клавишей Ctrl — зажав ее, вы выделите только те документы, которые будут выбраны.

Далее все выбранные документы нужно перепровести по кнопке Еще — Провести.

Шаг 3. Проверка

После перепроведения документов снова сформируем отчет Анализ субконто.

Из отчета видно, что с помощью документа Корректировка долга аванс по документу Поступление на расчетный счет № 21 от 28.09.2018 перенесен на новый договор № 165 от 24.09.2018. Конечное сальдо по документам расчетов и счетам отсутствует. Следовательно, зачет аванса в документе Реализация (акт, накладная) выполнен корректно.

Шаг 4. Принятие НДС к вычету по зачтенному авансу

Поскольку зачет аванса произошел в периоде, в котором исправили ошибку, уточненную декларацию подавать не нужно.

Вычет оформляется стандартным способом через документ Формирование записей книги покупок в разделе Операции — Закрытие периода — Регламентные операции НДС.

Для автоматического заполнения вкладки Полученные авансы необходимо воспользоваться кнопкой Заполнить.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 68.02 Кт 76.АВ — НДС с зачтенного аванса принят к вычету.

Отчет Книга покупок можно сформировать из раздела Отчеты – НДС – Книга покупок

Шаг 5. Представление декларации по НДС

В декларации сумма НДС, подлежащая восстановлению, отражается:

  • в стр. 170 «Сумма налога, исчисленная продавцом с сумм оплаты, частичной оплаты, подлежащая к вычету у продавца с даты отгрузки…» Раздела 3: 
    • сумма НДС, подлежащая к вычету.
  • в Разделе 8 «Сведения из книги покупок»:
    • авансовый счет-фактура выданный, код вида операции «22».

Неправильный документ в «закрытом» периоде, зачет аванса в «закрытом» периоде

Шаг 1. Исправление ошибки через корректировку взаиморасчетов

Так как документ оплаты и реализация находятся в закрытом периоде, необходимо провести зачет аванса документом Корректировка долга вид операции Зачет аванса в разделе Продажи – Расчеты с контрагентами – Корректировка долга.

В шапке документа указывается:

  • Зачесть авансПокупателя;
  • В счет задолженностиПокупателя перед нашей организацией;
  • Покупатель (кредитор)ИнтерСити: покупатель, по которому осуществляется корректировка взаиморасчетов.

По кнопке Заполнить автоматически заполняются данные на вкладке Авансы покупателя (кредиторская задолженность):

  • Договор — договор по которому ошибочно отражен аванс, выбирается из справочника Договоры, Вид договораС покупателем;
  • Документ расчетов —документ, по которому поступил аванс;
  • Сумма — сумма не зачтенного аванса;
  • Сумма расчетов — сумма аванса, которая будет перенесена на новый договор;
  • Счет учета — 62.02 «Расчеты по авансам полученным».

и на вкладке Задолженность покупателя (дебиторская задолженность):

  • Договор — договор по которому должен был отражен аванс и проведена реализация работ, выбирается из справочника Договоры, Вид договораС покупателем;
  • Документ расчетов — документ, по которому отражены выполненные работы;
  • Сумма — сумма выполненных работ;
  • Сумма расчетов — сумма, которая будет оплачена авансом;
  • Счет учета — 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 62.02 Кт 62.01 — зачет аванса в счет выполненных работ.

Шаг 2. Проверка

После зачета аванса снова сформируем отчет Анализ субконто.

Из отчета видно, что с помощью документа Корректировка долга аванс по документу Поступление на расчетный счет № 21 от 28.09.2018 зачтен в счет выполненных работ по документу Реализация (акт, накладная) № 24 от 22.10.2018. Конечное сальдо по документам расчетов и счетам отсутствует. Следовательно, зачет аванса в документе Корректировка долга выполнен корректно.

Шаг 3. Принятие НДС к вычету по зачтенному авансу с помощью уточненной декларации

Поэтому, если зачет аванса оформлен документом Корректировка долга с видом операции Зачет авансов в последующих кварталах, а не тогда, когда он должен был произойти, правом на вычет НДС можно воспользоваться лишь подав уточненную декларацию по НДС.

Вычет также оформляется документом Формирование записей книги покупок в разделе Операции — Закрытие периода — Регламентные операции НДС.

В документе указывается:

  • Дата события — дата зачета аванса, когда он должен был произойти;
  • Запись доп. листа — проставить флажок;
  • Корректируемый период — последний день месяца налогового периода, в котором получено право на вычет по НДС с аванса;
  • Номер док. оплаты — номер документа оплаты;
  • Дата док. оплаты — дата документа оплаты.

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

  • Дт 68.02 Кт 76.АВ — НДС с зачтенного аванса принят к вычету.

Авансовый счет-фактура будет зарегистрирован в дополнительном листе Книги покупок за IV квартал, т. е. в периоде зачета аванса.

Отчет Книга покупок можно сформировать из раздела Отчеты – НДС – Книга покупок.

Шаг 4. Представление уточненной декларации по НДС

Налогоплательщик обязан подать уточненную декларацию за период, в котором производилось исправление ошибки. В нашем примере за IV квартал.

На титульном листе:

  • Номер корректировки 1, т. е. номер уточненной декларации по порядку.
  • Налоговый (отчетный) период (код) 24 «четвертый квартал», т. е. код периода, за который представляется уточненная декларации.

В Разделе 3 стр. 170 «Сумма налога, исчисленная продавцом с сумм оплаты, частичной оплаты, подлежащая к вычету у продавца с даты отгрузки…»: PDF-2:

  • сумма НДС, подлежащая к вычету.

В Разделе 8 Приложение 1 «Сведения из доп. листов книги покупок»:

  • с плюсом — авансовый счет-фактура выданный, код вида операции «22».