[30.08.17] Опыт перехода с ЗиК 7.7 на ЗУП 3.1 для расчета зарплаты в магазине

Запись онлайн семинара от 30.08.2017

Лектор: Елена Заугольникова

Продолжаем делиться с Вами реальными историями перехода на ЗУП 3.1. Эта история о переходе с ЗиК 7.7 на ЗУП 3.1 в небольшой торговой организации. Перенос данных для этой организации выполняла наша коллега, опытный консультант по зарплатным решениям фирмы «1С» — Заугольникова Елена. Смотрите рассказ об этом переходе со всеми его нюансами и сложностями от первого лица!

Описание проекта 

ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ Небольшое количество сотрудников (~ 20 человек) 1 бухгалтер совмещающий функции расчетчика и специалиста по кадрам Расчет зарплаты и кадровый учет - в 1C:ЗИК 7.7 и Excel Типовые операции кадрового учета и расчета заработной платы Повременная система оплаты труда с оплатой по должностным окладам Учет рабочего времени, не соответствующий ТК РФ Было принято решение пока автоматизировать «как есть», все риски Заказчик взял на себя

ПРИЧИНЫ ПЕРЕХОДА НА ЗУП 3.1 Переход к единой системе автоматизации на базе программных продуктов 1С версии 3. Переход на ЗУП 3.1 выполнялся совместно с переходом на Бухгалтерия З Невозможность собрать в автоматическом режиме 6-НДФЛ

Выбранный вариант переноса данных 

ВЫБРАННЫЙ ВАРИАНТ ПЕРЕНОСА ДАННЫХ Заказчиком выбран вариант ПОЛНОГО переноса данных по состоянию на 01.01.2017 Основными причинами выбора варианта полного переноса являлись: возможность формировать отчеты на начислениям; возможность использовать «старые» (привычные) виды расчета; наличие приказов по личному составу в виде документов программы; осознание, что перенесли всё, что можно было перенести из ЗИК 7.7 Критерием успешного переноса данных являлась возможность формировать отчетность по начислениям за 2015, 2016 гг. по работающим на 01.01.2017 года сотрудникам Глубина переноса данных – 2 года (2015, 2016 гг.) Состав данных для переноса определен типовыми правилами, разработанными компанией 1С

Перенос данных из ЗИК 7.7 

ПЕРЕНОС ДАННЫХ ИЗ КОНФИГУРАЦИИ ЗИК 7.7 Несколько шагов для успешного переноса данных: Шаг. 1 Подготовка информационной базы (ЗИК 7.7) Обновить конфигурацию до актуального релиза ЗИК 7.7 Сохранить копию информационной базы Сменить период расчета зарплаты Пометить на удаление все объекты, введенные после выбранного месяца переноса Удалить помеченные на удаление объекты Запустить тестирование и исправление информационной базы Шаг. 2 Подготовка информационной базы (ЗУП 3.1) Обновить конфигурацию до актуального релиза Шаг. 3 Перенос данных Шаг. 4 Проверка перенесенных данных (ЗУП 3) Сохранить копию информационной базы после переноса Запустить тестирование и исправление информационной базы Проверить перенесенные данные (объем зависит от выбранного способа переноса данных)

Ошибки при переносе 

ОШИБКИ ПРИ ПЕРЕНОСЕ ДАННЫХ О СОТРУДНИКАХ Сотрудники, фактически уволенные в ЗИК, переносятся в ЗУП.

ЧТО ДЕЛАТЬ ПО СОТРУДНИКАМ, КОТОРЫХ НЕ ХОТИМ ПЕРЕНОСИТЬ В ЗУП 3.1 Для того, чтобы впоследствии легко «вычистить» этих сотрудников из ЗУП 3.1 можно сделать следующее: В ФИО сотрудника в ЗИК 7.7 добавить слово «УДАЛИТЬ»:

ЧТО ДЕЛАТЬ ПО СОТРУДНИКАМ, КОТОРЫХ НЕ ХОТИМ ПЕРЕНОСИТЬ В ЗУП 3.1 После переноса данных в базе ЗУП 3.1 проведен визуальный контроль за списком сотрудников. Выявлены сотрудники, уволенные ранее 01.01.2017. Сотрудники и физ.лица со словом «УДАЛИТЬ» помечены на удаление, удалены из документов. Выполнено удаление помеченных объектов в ЗУП 3.1

ОШИБКИ ПРИ ПЕРЕНОСЕ СОТРУДНИКОВ У сотрудников, родившихся до 1960 года неверно перенеслась дата рождения (1948 год -> 2048 год) Решение: Проверить дату рождения сотрудников с помощью отчета «Личные данные сотрудников», исправить дату

ОШИБКИ ПРИ ПЕРЕНОСЕ ВИДОВ РАСЧЕТОВ Неверная начальная настройка учета времени для оплаты по окладу из-за чего «задваивается» расчет отработанных часов Решение: Вариант 1. Перенастроить используемый вид начисления «Оплата по окладу» Вариант 2. Перенести ссылки с используемого неправильно настроенного «Оплаты по окладу» на новый «эталонный» вид расчета

Настройка базы после переноса 

НАСТРОЙКА ИНТЕРФЕЙСА Выполнена настройка интерфейса под требования Заказчика В панели навигации оставлены только используемые журналы документов и часто используемые документы В панели действий только часто выполняемые действия
Настройка справочников 
НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКОВ С помощью обработки Универсальный подбор и обработка объектов в коды справочников Подразделения и Физические лица добавлен префикс. Префикс необходим для идентфикации источника ввода данных при настройках обменов с базами Управление торговлей и Бухгалтерия.

Режим рабочего времени 

УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ По факту Режим работы магазина: 7 дней в неделю с 10.00 до 22.00 (без перерыва) Выходной день установлен графиком работы магазина - 1 января. Сотрудники работают с «плавающими» выходными: По учету В графике рабочими являются все дни с понедельника по пятницу, причем показывается только по 8 рабочих часов, при этом праздники отмечаются как рабочие дни:УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ Фактическое пребывание на рабочем месте не соответствует данным в программе 1С. В 1С используется сплошной табельный учет (документ «Табель»), но корректировка фактически отработанного времени выполняется только по количеству дней. Не важно в какой день отсутствовал сотрудник, расчетчик уберет первые или последние дни в табеле. РЕШЕНИЕ: оставить текущий учет рабочего времени, автоматизация «как есть»УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ В ЗУП 3.1 было предложено использовать шаблон ввода данных об отработанном времени сотрудников (фактически сводный табель) с учетом ограничений использования сводных данных.

Вид расчета Оплата по окладу 

ОПЛАТА ТРУДА Полный оклад платится в случае, если общее количество дней, которое отработал сотрудник = количеству дней по графику работы предприятия. Например, в мае 2017 года по пятидневке без перерыва на праздники – 23 рабочих дня. Сотрудник получит оклад, если отработал 23 дня, при этом неважно, в какие дни он работал. В случае, если сотрудник отработает меньше, то он получит оклад, рассчитанный пропорционально отработанным дням = Оклад : 23 дня х Кол-во отработанных днейОПЛАТА ПО ОКЛАДУ Решение: использовать типовую оплату по окладу по дням Формула расчета: Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней

Вид расчета Доплата за работу в праздники 

ДОПЛАТА ЗА РАБОТУ В ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ПРАЗДНИКИ Согласно графику работы федеральные праздники часто являются рабочими днями. В программе автоматически начисляется доплата за работу в выходной день, но Заказчик настоял на том, чтобы такая доплата не начислялась. РЕШЕНИЕ: В настройках видов расчета:  доплата за работу в праздничные дни (ночное время)  доплата за работу в праздничные дни (дневное время) Настройка начисления изменена на «Ежемесячно»

Вид расчета Дополнительные работы 

РАЗЛИЧНЫЕ ДОПЛАТЫ На предприятии используется большое количество доплат: «доплата за газон 5000 руб.», «доплата за газон 2000 руб.» «доплата за мытье окон» «доплата за уборку снега» «доплата за вывоз мусора» «доплата за ремонт кассы «и т.д. Размер доплат за определенный вид работ не установлен. Сумма начисления зависит как от объема работ, так и от личного отношения собственника к работнику. Доплата может быть назначена как разовая или иметь определенный период действия. От фактически отработанного времени сумма доплаты не зависит. Для всех таких доплат был настроен один вид расчета «Доплата за дополнительные работы» для использования в документе «Совмещение должностей»

Обработка Поиск и замена значений 

ПЕРЕНОС ССЫЛОК Был выполнен перенос ссылок с видов расчета: на вид расчета Доплата за дополнительные работы Использовалась обработка с ИТС Поиск и замена значений (режим запуска Толстый клиент)ОПЛАТА ПО СДЕЛКЕ Одному из сотрудников предприятия, принятого на условиях внешнего совместительства, выполняется оплата по сдельным расценкам. Сотрудник является программистом и занимается обновлением конфигураций. За каждое выполнение обновления ему начисляют вознаграждение в фиксированном размере – 9 195 руб. Решение: Вариант 1. Использовать типовую сделку Вариант 2. Настроить формулу: количество обновлений * стоимость обновления

Формирование зарплатного реестра 

ФОРМИРОВАНИЕ ЗАРПЛАТНОГО РЕЕСТРА Выплата заработной платы выполняется зачислением на карточку, открытую в рамках зарплатного проекта в банке ВТБ 24 (ПАО). Банк ВТБ 24 использует свой формат реестра на зачисление денег на лицевые счета сотрудников. Обработка для формирования реестра взята с официального сайта ВТБ-24 https://www.vtb24.ru/wiki/company/salary/soft/

Период параллельного расчета 

ПЕРИОД ПАРАЛЛЕЛЬНОГО РАСЧЕТА Одним из условий успешного завершения проекта может являться проведение в режиме двойного учета от одного до трех расчетных периодов, когда расчет заработной платы производится в обеих системах (программах) одновременно - старой и новой. Как долго вести параллельный учет? Решать Вам.

Различия в методиках ЗИК 7.7 и ЗУП 3.1 

РАЗЛИЧИЯ В МЕТОДИКАХ ЗИК 7.7 И ЗУП 3 Методика учета данных в ЗИК 7.7 отличается от ЗУП Учет дохода по НДФЛ в «переходящих» отпусках Определение суммы дохода для расчета НДФЛ по месяцу начисления Учет премийРАЗЛИЧИЯ В МЕТОДИКАХ ЗИК 7.7 И ЗУП 3РАЗЛИЧИЯ В МЕТОДИКАХ ЗИК 7.7 И ЗУП 3 Заработная плата сотрудника в январе 9 195 руб., НДФЛ – 1 195. Заработная плата сотрудника в феврале 9 195 руб., НДФЛ – 1 196 Окр ((9 195*2)/100*13),2) -1 195 = 1 196

Итоги внедрения 

Итоги внедрения Выполнен перенос данных из конфигурации ЗИК 7.7 Настроен расчет заработной платы Настроен обмен с банком Настроен обмен с бухгалтерией Расчетчик не вносит лишние документы (отдельно кадровые и расчетные) В информационной базе подготовлена отчетность за 2 полугодие Расчет заработной платы выполняется в ЗУП 3

Добавить комментарий