Ошибка. Неправильная сумма выплаты ЗП в ведомости

При переходе на новые редакции 1С и сбоях программы могут возникать ошибки в регистрах учета. На примере ошибки в ведомости на выплату зарплаты, мы покажем:

  • Как искать ошибки, используя настройку Универсального отчета.
  • Как записывать данные непосредственно в регистр, чтобы исправить ситуацию.

Ошибка. Неправильная сумма к выплате ЗП в ведомости

Из Оборотно-сальдовой ведомости по счету 70 видно, что перед работником Кузнецовой А.В. образовалась следующая задолженность по выплате зарплаты:

  • за сентябрь — 26 100 руб.

Но в программе не получится выявить ошибку на основе проводок бухгалтерского учета, которая отражается в ведомости на выплату зарплаты. Так как в 1С создана специальная подсистема учета зарплаты и кадров, которая базируется на регистрах накоплений.

Учет зарплаты к выплате в НУ

Начисление зарплаты

Для понимания допущенной ошибки сначала обратим свое внимание на проведение документа Начисление зарплаты.

Проводки по документу

В регистр Зарплата к выплате сделаны записи по отражению начисленной зарплаты за минусом НДФЛ:

  • запись вида движения Приход — начисленная сумма дохода с плюсом;
  • запись вида движения Приход — удержанная сумма НДФЛ с минусом.

Выплата зарплаты

Далее бухгалтер для выплаты зарплаты оформил документ Ведомость в кассу.

Проводки по документу

В регистр Зарплата к выплате сделаны записи по выплате зарплаты работникам:

  • запись вида движения Расход — сумма к выплате.

Схема формирования записей в регистр Зарплата к выплате при проведении ведомости на выплату зарплаты.

Выявление ошибки

Для выявления ошибки воспользуемся настройкой Универсального отчета — Проверка выплаты зарплаты в НУ.

Сформируем отчет с заданными настройками.

Из отчета видно, что в августе 2018 г. Кузнецовой А.В. было выплачено меньше, чем начислено. Поэтому остаток задолженности за август 1 804,04 руб. попадает в ведомость за сентябрь, при ее формировании мы получим следующий результат.

После этого необходимо сформировать ОСВ по счету 70 по работнику и разобраться, действительно ли организация имеет задолженность перед работником или все же это ошибка?

Расхождения могут быть связаны с:

  • ошибками в базе данных;
  • проведение некорректно заполненных документов, в т. ч. документов Операция, введенная вручную;
  • ошибками переноса базы;
  • ошибками «обрезки» базы;
  • сбоем программы.

После обнаружения ошибки надо решить, что с ней делать:

  • если ошибка образовалась в «незакрытом» месяце, то тогда надо поправить документы и перепровести их;
  • если ошибка образовалась в уже «закрытом» месяце или не понятно в связи с чем она появилась, то тогда мы советуем ее поправить, сформировав исправительную запись в регистр Зарплата к выплате.

Исправление ошибки

Выбор регистра Зарплата к выплате

Откройте документ Операция, введенная вручную вид операции Операция: раздел Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную. Выберите для работы регистр Зарплата к выплате по кнопке ЕЩЕ — Выбор регистров — Вкладка Регистры накопления — Зарплата к выплате.

Корректировка регистра Зарплата к выплате

Перейдите на вкладку Зарплата к выплате и добавьте запись в регистр:

  • Дата документа — месяц образования задолженности по выплате зарплаты работнику организации согласно отчету по регистру.
  • Вид движения Расход:
    • Расход — используется для корректировки выплаты зарплаты работнику.
    • Приход — используется для корректировки начисленной зарплаты.
  • Сотрудник – работник, по которому выполняется корректировка.
  • Подразделение — подразделение, в котором работает сотрудник.
  • Период взаиморасчетов — начало месяца, в котором производится корректировка.
  • Сумма к выплате — сумма корректировки:
    • положительная сумма при «недоплате».
    • отрицательная сумма при «переплате».

Запишите документ Операция введенная вручную по кнопке Записать и закрыть.

Проверка выполненной корректировки

Для проверки выполненной корректировки повторно сформируйте настроенный отчет в Универсальном отчете.

Как видно из отчета, ошибка ушла: работнице Кузнецовой А.В. начислено и выплачено в августе 3 404,04 руб.

Заполнение ведомости в кассу на выплату зарплаты

Перезаполните документ Ведомость в кассу на выплату зарплаты за сентябрь.

Теперь по ведомости сумма к выплате за сентябрь для работника Кузнецовой А.В. составляет 26 100 руб., т. е. совпадает с кредитовым оборотом по счету 70.

Тест

Какой регистр отвечает за заполнение ведомости на выплату зарплаты сотрудникам?

  • Регистр накопления Зарплата к выплате.
  • Регистр накопления Взаиморасчеты с сотрудниками.
  • Регистр бухгалтерии Журнал проводок (бухгалтерский и налоговый учет) по счету 70.

Какие делаются записи в регистр НУ при начислении зарплаты?

  • Запись вида движения Приход — начисленная сумма дохода с плюсом.
  • Запись вида движения Приход:
    • начисленная сумма дохода с плюсом
    • начисленная сумма НДФЛ с минусом.
  • Запись вида движения Приход:
    • начисленная сумма дохода с плюсом;
    • начисленная сумма НДФЛ с минусом;
    • начисленная сумма прочих удержаний с минусом.
  • Запись вида движения Приход — начисленная сумма дохода.
  • Запись вида движения Расход — начисленная сумма НДФЛ.

Какие делаются записи в регистр НУ при формировании ведомости на выплату зарплаты?

  • Запись вида движения Расход — начисленная сумма дохода без НДФЛ и без прочих удержаний.
  • Запись вида движения Расход — начисленная сумма дохода без НДФЛ.
  • Запись вида движения Приход — начисленная сумма дохода без НДФЛ и без прочих удержаний с минусом.

Остаток по выплате зарплаты в регистре НУ сигнализирует о том, что:

  • все нормально, поскольку выплата зарплаты проходит следующим месяцем.
  • в данных имеется проблема — при условии, что сальдо по 70 счету отсутствует.
  • выявлена ошибка по выплате зарплаты в регистре НУ.

Как вносить данные по выплате зарплаты в регистр НУ?

  • По документу Корректировка регистров: раздел Операции — Бухгалтерский учет  — Корректировка регистров.
  • По документу Операция: раздел Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную.

Как добавить вкладку с регистром Зарплата к выплате в документ корректировки регистра?

  • Корректировка регистров— кнопка Добавить— Регистр накопления Зарплата к выплате.
  • Операция — кнопка ЕЩЕ — Выбор регистров — Вкладка Регистры накопления — Зарплата к выплате.