Отчет Расчеты с покупателями и поставщиками

В версии Бухгалтерия 3.0.78 появился новый отчет руководителю Расчеты с покупателями и поставщиками. Он формирует общую таблицу по задолженности организации и контрагентов вместо отдельных отчетов Задолженнность поставщикам и Задолженность покупателей. Это позволяет увидеть общую ситуацию по задолженности в целом, оценить риски неплатежей и вовремя принять меры по повышению эффективности бизнеса.

Из статьи вы:

  • узнаете о нюансах работы с отчетом;
  • получите ответы на некоторые вопросы.

Расчеты с покупателями и поставщиками

Отчет расположен в разделе Руководителю в группе данных Общие показатели. Он представляет собой таблицу сумм задолженности организации и контрагентов, упорядоченную в порядке убывания суммы долга контрагентов.

Настройка отчета

Типовой механизм работы с отчетом включает:

  • настройку шапки отчета;
  • детальную настройку полей отчета.

Общая настройка

Общая настройка заключается в заполнении шапки отчета. Она содержит следующую информацию:

  • Дата отчета — дата построения отчета.
  • Организация — организация, по которой строится отчет. Поле активно, если ведется учет сразу по нескольким организациям.

На заданную дату программа собирает данные по задолженности организации и контрагентов в группы:

  • Мы должны — задолженность организации контрагентам;
  • Нам должны — задолженность контрагентов организации.

Изменение типовых настроек отчета выполняется по кнопке Показать настройки. Здесь можно указать конкретные поля для вывода данных, отобрать нужную информацию, красиво оформить отчет и т. д.

Детальная настройка отчета включает 5 вкладок:

  • Группировка — компоновка данных по доступной аналитике;
  • Отбор — отбор данных по заданным параметрам;
  • Дополнительные поля — включение в отчет новых данных;
  • Сортировка — упорядочивание данных в отчете;
  • Оформление — изменение шрифта, цвета, ширины колонок отчета и т. д.

Группировка

Типовая настройка отчета использует группировку по полю Контрагент. Для получения развернутого отчета по всей доступной аналитике необходимо выставить следующие флажки в поле Использование:

  • Контрагент;
  • Договор;
  • Документ.

Сформированный отчет покажет информацию о просрочке оплаты по организации и контрагентам, включая просроченный срок оплаты, договор и расчетный документ.

Расчетный документ можно открыть для редактирования и просмотра, дважды кликнув на него мышкой.

Отбор

Вкладка Отбор задает построение отчета не по всем, а отобранным данным. Они добавляются по кнопке Добавить из списка доступных для отбора полей. Изменить содержание списка без помощи программиста пользователь не может:

  • Договор;
  • Документ;
  • Контрагент;
  • Организация (если в шапке отчета ее не указали);
  • Подразделение;
  • Срок оплаты.

Дополнительные поля

На вкладке Дополнительные поля по кнопке Добавить указывают дополнительную информацию для вывода в отчет. Эту информацию можно выводить в колонке вместе с полем, из которого она получена, или отдельно, задав настройку:

  • РазмещениеВ отдельных колонках.

Для добавления дополнительной информации в форме Выбор поля кликните мышкой по «плюсику» слева от нужного поля.

Внутри доступных для выбора полей содержится дополнительная аналитика, которую можно использовать. Например, поле Контрагент включает сведения по юридическому и фактическому адресам, банковским счетам, договорам, ИНН, КПП и т.д. Эту информацию можно удобным образом показать в отчете.

Для отображения в отчете юридического адреса контрагентов в отдельной колонке установите на вкладке Дополнительные поля:

  • РазмещениеВ отдельных колонках;
  • Контрагент.Юридический адрес.

Сформированный отчет покажет юридический адрес контрагента в отдельной колонке.

Сортировка

Типовая настройка вкладки Сортировка построена по убыванию сумм задолженности контрагентов:

  • ПолеНам должны;
  • НаправлениеПо убыванию.

Для изменения настройки сортировки удалите текущую настройку по кнопке Удалить. По кнопке Добавить укажите новую сортировку данных.

Выполните сортировку данных по контрагентам и срокам оплаты:

  • 1-я строка:
    • ПолеКонтрагент;
    • НаправлениеПо возрастанию.
  • 2-я строка;
    • ПолеСрок оплаты;
    • НаправлениеПо уменьшению.

Сформируйте отчет с заданной настройкой упорядочивания данных.

Оформление

Типовая настройка вкладки Оформление выделяет красным цветом просроченный Срок оплаты:

  • ОформлениеЦвет текста;
  • УсловиеСрок оплаты Меньше Рабочая дата;
  • ПоляСрок оплаты.

Пользователю предлагается выбрать вариант оформления отчета в поле Вариант отчета:

  • По умолчанию;
  • Черно-белый;
  • Основной;
  • Яркий;
  • Море;
  • Арктика;
  • Зеленый;
  • Античный;
  • Оформление отчета Реестр документов.

Варианты имеют уникальную цветовую гамму и шрифт. Если Вариант оформления не задан, используется вариант По умолчанию.

Для отображения в отчете подписи и заголовка отчета используются специальные флажки:

  • Заголовок — отображение заголовка в отчете.
  • Подписи — отображение блока для подписей в отчете в виде «пустографок». Сведения по ответственному лицу в подписи заполняются от руки.

Задание собственной настройки вкладки Оформление рассмотрим на примере.

Для решения задачи выполните следующие действия:

  1. На вкладке Оформление нажмите кнопку Добавить.
  2. На вкладке Дополнительно проверьте выставление флажков по всем параметрам использования:
  3. На вкладке Оформляемые поля по кнопке Добавить укажите:
    • Оформляемые поля Контрагент.Юридический адрес.
  4. На вкладке Оформление укажите:
    • РазмещениеПереносить;
    • Максимальная ширина25.
  5. Сохраните настройку по кнопке ОК и сформируйте отчет.

Согласно заданным настройкам ограничена ширина колонки Юридический адрес. Уменьшая или увеличивая установленное значение Максимальная ширина, можно добиться наилучшего отображения информации в отчете.

Полезные кнопки отчета

В командной панели отчета есть кнопки, которые позволяют сделать работу с отчетом более удобной:

Печать — вывод сформированного отчета на печать;

 — просмотр компоновки данных отчета перед печатью;

 — переслать отчет по электронной почте, если указана Учетная запись электронной почты;

 — выборочное суммирование данных с использованием клавиши CTRL.

Поиск нужной информации в отчете производится кнопками:

  • Поиск («лупа»);
  • Поиск дальше («лупа со стрелочкой»).

Сохранить выполненные настройки можно по кнопке ЕЩЕ — Сохранить настройки.

Открытие сохраненного варианта происходит по кнопке ЕЩЕ — Выбрать настройки.

Ответы на вопросы

Можно ли указать в отчете число дней задолженности?

Нет. На вкладке Дополнительные поля можно добавлять только предопределенный набор данных. Отчет Расчеты с покупателями и поставщиками не поддерживает добавление расчетных полей. А для определения дней просрочки необходимо ввести вычисляемое поле:

  • Дни просрочки = Текущая дата – Срок оплаты.

Можно ли поменять в отчете название заголовка колонки?

Можно, для этого выполните следующие действия:

  1. На вкладке Оформление нажмите кнопку Добавить. В открывшемся окне настроек на вкладке Оформляемые поля добавьте поле Нам должны.
  2. На вкладке Оформление установите:
    • ПараметрТекст;
    • ЗначениеЗадолженность покупателей.
  3. Перейдите на вкладку Дополнительно и выставите флажки в группе Использовать:
    • В заголовке полей;
    • В заголовке.
  4. Сохраните настройку по кнопке ОК. Сформируйте отчет по заданным настройкам.

Как группировать просрочку по месяцу срока окончания договора с контрагентом?

Можно, если в карточке договоров заполнено поле Срок действия до:

Для группировки отчета по месяцу срока окончания договора с контрагентом на вкладке Группировка по кнопке Добавить укажите новое поле:

  • Договор — Срок действия до — Части даты — Название месяца.

Сформируйте отчет по заданным настройкам.