Ответы на вопросы с семинара по заполнению СЗВ-ТД

Вопросы по правилам заполнения СЗВ-ТД

Обязательно ли заполнять информацию по трудовой функции сотрудника?

В 2020 г. трудовую функцию заполнять не обязательно, если только в трудовой книжке не указывается конкретный вид поручаемой работы, помимо подразделения и должности. Код трудовой функции заполнятся только с 2021 г. при его наличии.

Нужно ли собирать по внешним совместителям заявление о способе ведения трудовой книжки?

По разъяснениям ПФР собирать такие заявления с внешних совместителей не требуется.

Нужно подавать СЗВ-ТД на внешнего совместителя, принятого в январе 2020 г.?

Рекомендуем в этом случае подать сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД.

СЗВ-ТД подается на внешних или на внутренних совместителей?

СЗВ-ТД подается на ВСЕХ совместителей: на внешних и на внутренних, т.к. в п. 1.4 Правил заполнения СЗВ-ТД сказано, что форма «представляется страхователями в территориальный орган ПФР на всех зарегистрированных лиц (включая лиц, работающих по совместительству и на дистанционной работе)». Дополнительных пояснений, что это внутренние или внешние совместители нет.

Указывать ли в СЗВ-ТД данные по сотруднику на 01.01.2020, если он подал заявление, но кадровых событий в январе 2020 г. не было?

По правилам заполнения формы СЗВ-ТД, если в январе 2020 г. сотрудник подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, но никаких кадровых событий у него не было, то в отчетность, помимо данных о дате подачи заявления, необходимо включить кадровые данные по сотруднику на 01.01.2020 г.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если подано заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, но кадровых мероприятий нет?

В СЗВ-ТД нужно включать информацию о любом заявлении о выборе способа ведения трудовой книжки: и о бумажной и об электронной. При этом помимо информации о дате заявления в СЗВ-ТД? потребуется еще включить сведения о последнем кадровом мероприятии по сотруднику, произошедшем до 01.01.2020 г.

Какая должность по сотруднику должна отразится в СЗВ-ТД на 01.01.2020 г., если до этого должность была переименована?

В СЗВ-ТД на 01.01.2020 г. следует указывать последние кадровые данные по сотруднику. В текущем примере в СЗВ-ТД по сотруднику должна отражаться должность «сторож», т.к. название должности в трудовой книжке должно было измениться. Подходящий вид события в данном случае — «ПЕРЕВОД».

Как заполнить СЗВ-ТД, если кадровый перевод был 01.01.2020 г.?

Если дата кадрового мероприятия приходится на январь 2020, то такого работника нужно включать в СЗВ-ТД за январь 2020 г. Вместе с информацией о переводе по таким работникам необходимо включить сведения о последнем кадровом мероприятии до 01.01.2020. Таким образом предыдущее изменение также нужно включать в отчет, дату прошлого мероприятия следует указать фактическую (когда оно произошло, а не 01.01.2020). Таким образом, в СЗВ-ТД за январь по сотруднику должно быть две строки: одна о переводе 01.01.2020 г., вторая – с последним кадровым событием, произошедшем до 01.01.2020 г.

Нужно ли подавать СЗВ-ТД, если написано заявление об отпуске за свой счет, отпуске по уходу за ребенком или отпуске по беременности и родам?

Форма СЗВ-ТД формируется только по следующим кадровым мероприятиям (ранее эти события «порождали» записи в трудовой книжке):

Отпуск за свой счет, отпуск по уходу за ребенком или отпуск по беременности и родам в этот перечень не входит.

По таким сотрудникам нужно будет отчитаться в 2020 году, только если они подадут заявление о способе ведения трудовой книжки или по ним будет зарегистрировано кадровые мероприятия (перевод, увольнение). Если таких событий не произойдет, тогда по сотрудницам в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком нужно будет отчитаться не позднее 15.­02.2021 г. В этом случае в отчете СЗВ-ТД необходимо будет указать последнее кадровое мероприятие на 01.01.2020 г.

Нужно ли в СЗВ-ТД включать предыдущее изменение, если оно было очень давно?

Не важно, когда произошло предыдущее изменение, его следует включить в отчет и в качестве даты указать дату кадрового события, т.е. 2010 год.

В СЗВ-ТД нужно включать все кадровые мероприятия, произошедшие до 01.01.2020 г.?

В СЗВ-ТД включается только последнее кадровое мероприятие, произошедшее накануне 01.01.2020 г.

Сколько раз сотруднику нужно писать заявление о способе ведения трудовой книжки, если он постоянно увольняется в течение года?

Заявление пишется один раз на один вид трудовой книжки. Данные при смене места работы передаются другому работодателю.

Как заполнить СЗВ-ТД, если сотрудник уволен, а уведомление об изменении законодательства ему выдано не было?

Это не будет являться нарушением, т.к. уведомить об изменениях в законодательстве работодатель обязан до 30.06.2020 г. Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки сотруднику необходимо написать до 31.12.2020 г.

Что указывать в СЗВ-ТД за февраль, если СЗВ-ТД было подано за январь, а в феврале сотрудник написал заявление?

СЗВ-ТД за февраль необходимо заполнить только сведения о дате подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Такой вывод можно сделать из Порядка заполнения (Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п), где в п. 1.7. сказано, что «При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя».

В описанном случае впервые сведения по форме СЗВ-ТД были сданы в январе 2020 г. и соответственно сведения о трудовой деятельности по состоянию на 01.01.2020 г. были поданы в этом отчете. Таким образом, в ПФР будет зафиксировано первое событие на 01.01.2020. Дальше по мере появления новых событий организация будет отправлять отчеты СЗВ-ТД о последующих кадровым мероприятиях по сотруднику и в ПФРС будет собираться история кадровых изменений по сотруднику (записи в трудовой книжке).

При включении сотрудников в СЗВ-ТД ориентироваться на дату события или дату кадрового приказа?

Для СЗВ-ТД важна дата события, а не дата оформления приказа. Поэтому в данном случае кадровое мероприятие приходится на январь 2020 г., поэтому такого сотрудника следует включить в СЗВ-ТД за январь 2020 г.

Нужно ли в СЗВ-ТД включать сведения о работнике, сменившем фамилию?

В правилах заполнения СЗВ-ТД не сказано, что в этом случае следует включать такого сотрудника в отчет.

В каком виде в СЗВ-ТД указывать номер кадрового документа?

Номера кадровых приказов в СЗВ-ТД следует указывать также, как делась бы запись в бумажной трудовой книжке. Например, если для приказов используется, помимо номера, еще и буквенное обозначение, то его также следует указать при заполнении СЗВ-ТД (например, 2к или 3-лс). Если в бумажной трудовой книжке указывались префиксы, то такая же информация должна попадать в СЗВ-ТД.

Как заполнить СЗВ-ТД, если часть сотрудников подали заявления, а часть – нет?

В СЗВ-ТД за январь следует отразить часть сотрудников, которые подали заявления, а остальных работников включать в следующие отчеты по мере поступления заявлений.

Повышение зарплаты нужно отражать в СЗВ-ТД?

Повышение зарплаты не отражается записью в трудовой книжке, поэтому такое событие в СЗВ-ТД не включается.

Нужно ли в СЗВ-ТД включать работникам по договорам ГПХ?

Работников по договорам ГПХ не требуется включать в СЗВ-ТД, т.к. трудовая книжка по таким работникам не ведется. Форма СЗВ-ТД аналог ведения бумажной трудовой книжки, но только в электронном виде.

В СЗВ-ТД включаются иностранцы?

В СЗВ-ТД включаются все сотруднику, с которыми заключены трудовые договора, в т.ч. и иностранцы.

Нужно ли ИП без работников сдавать на самого себя СЗВ-ТД?

ИП без работников подавать СЗВ-ТД на самого себя не нужно. Форма подается только на работников по трудовому договору.

В СЗВ-ТД нужно включать информацию о переименовании организации до 2020 г.?

В СЗВ-ТД указываются данные о переименовании организации, произошедшее после 01.01.2020 г.

Как в СЗВ-ТД отражать реорганизацию путем присоединения?

Подробных разъяснений по отражению в СЗВ-ТД реорганизации на данный момент нет. Поэтому если пользоваться правилами заполнения трудовых книжек, то реорганизация отражается в трудовой книжке как переименование работодателя. Соответственно, в СЗВ-ТД также логично отражать такое событие как переименование работодателя.

В 2020 г. нужно вести трудовую книжку в бумажном виде, если пока заявление о выборе способа ведения трудовой им не подано?

В этом случае следует продолжить ведение трудовой книжки в бумажном виде, однако это не освобождает работодателя от ведения трудовой книжки в электронном виде. До 31.12.2020 г. сотрудник должен будет написать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Что делать, если ПФР требует в дате рождения месяц писать цифрами, а не буквами?

В п. 2.2.2 Правил заполнения формы СЗВ-ТД для реквизита «Дата рождения» формат явно не прописан. ПФР в своих примерах  печатной формы СЗВ-ТД указал дату рождения прописью. Однако для электронной выгрузки СЗВ-ТД формат месяца и дня прописаны в виде чисел и именно так происходит выгрузка в ЗУП 3.

Формат в печатной форме СЗВ-ТД планируется изменить в будущих версиях ЗУП 3.

Вопросы заполнения СЗВ-ТД в 1С

Как для СЗВ-ТД в ЗУП 3 заполнить кадровые события до 1 января 2020 г., если на 1 января 2020 г. был перенос данных из ЗУП 2.5 или начали вести учет в ЗУП 3?

В текущих версих ЗУП 3 в этом случае данные по последнему кадровому событию сотрудника, произошедшему до 1 января 2020 г., придется добавить вручную.

Для этого в форме СЗВ-ТД следует открыть расшифровку по кадровым событиям с работником и вручную добавить строку с необходимым кадровым событием, произошедшим до 1 января 2020 г.

Рассмотрим ситуацию на примере.

Для этого в СЗВ-ТД необходимо открыть расшифровку по мероприятиям сотрудника и внести строку с информацией по переводу сотрудника вручную:

Планируется, что в программах 1С механизм заполнения в данной ситуации будет доработан.

Нужно ли заполнять «Код профессиональной деятельности» в справочнике «Трудовая функция»?

Код профессиональной деятельности в справочнике Трудовая функция предназначен для заполнения в СЗВ-ТД Кода выполняемой функции. Данный код заполняется с 1 января 2021 г. при его наличии.

Если все же Код выполняемой функции уже заполнен, то для того, чтобы отчет прошел проверку придется или в кадровых документах не заполнять Трудовую функцию, или же в форме СЗВ-ТД в расшифровке кадровых мероприятий очищать колонку с Трудовой функцией:

Как в СЗВ-ТД можно отразить перевод сотрудника с совместительства на основное место работы?

В текущих версиях ЗУП 3 в СЗВ-ТД флажок совместительства указываться для сотрудника в целом, а должен для строки с кадровым мероприятием. Это ошибочное поведение программы, которое будет исправлено в следующих версиях.

Поэтому информацию о том, что сотрудник вместо совместителя стал основным работником можно подправить непосредственно в файле выгрузки. Для этого потребуется отредактировать файл выгрузки СЗВ-ТД. При этом действия необходимо выполнить в строго определенной последовательности.

Рассмотрим ситуацию на примере.

Для перевода сотрудника с внешнего совместительства на основное место работы следует оформить документ Кадровый перевод, где установить флажок Отразить в трудовой книжке, чтобы сведения попали в СЗВ-ТД:

Данные по сотруднику будут загружены в отчет СЗВ-ТД.

В текущих версиях ЗУП 3 следует в выгружаемом файле подправить информацию по совместительству сотрудника. Для этого выполним ряд действий в строгой последовательности:

  1. Проведем форму СЗВ-ТД. В этот момент будет сформирован файл выгрузки.
  2. В СЗВ-ТД нажмем кнопку Открыть файл.
  3. В открывшемся файле с выгрузкой найдем блок, относящийся к нужному сотруднику — Гранатову Петру Петровичу.
  4. Для внесения изменений в файл выгрузки нажмем кнопку Редактировать.
  5. Т.к. признак совместительства указывается для сотрудника в целом, то файле выгрузки для двух строк <ЯвляетсяСовместителем> на 01.10.2019 г. и на 15.01.2020 г. значение установлено как «0» (т.е. не является совместителем).
  6. Однако на 01.10.2019 г. сотрудник являлся внешним совместителем, поэтому на эту дату для строки <ЯвляетсяСовместителем> следует значение заменить на «1».
  7. Для сохранения внесенных изменений нажмем кнопку Записать и закрыть, будет предложено написать комментарий к сохраняемой версии.
  8. В форме СЗВ-ТД выгрузим сохраненный файл по кнопку Выгрузить. Внесенные изменения будут в нем присутствовать.

Как оформить СЗВ-ТД, если внешний совместитель перешел на основную работу, но запись в трудовой о совместительстве не вносилась?

В СЗВ-ТД запись о приеме внешним совместителем следует отразить. Для чего зайти в документ Прием на работу и установить в нем флажок Отразить в трудовой книжке.

Почему после исправлений ошибок в файл по СЗВ-ТД выгружается неверная информация?

Обратите внимание, что файл для выгрузки формируется в момент проведения СЗВ-ТД. Поэтому после исправления ошибок требуется: отменить проведение документа, сформировать сведения заново и провести отчет СЗВ-ТД. Файл в электронном формате сохраняется в привязке к проведенному отчету СЗВ-ТД.

Если есть соглашение ЭДО с ПФР, нужно ли еще раз отправлять заявление?

Отправить заявление на ЭДО с ПФР нужно. Дело в том, что ПФР запустил новую информационную систему федерального уровня, и в ней необходимо зарегистрироваться, даже если вы раньше подписывали соглашение с ПФР об электронном документообороте.

Как отправить СЗВ-ТД?

Если в программе 1С подключена 1С-Отчетность, тогда отправить СЗВ-ТД можно непосредственно из самого отчета по кнопке Отправить:

Если для отправки отчетов используются сторонние программы, то для выгрузки файла используется кнопка Выгрузить:

Далее этот файл следует загрузить в стороннюю программу и отправить в ПФР.

Почему при выгрузке СЗВ-ТД данные по основаниям увольнения могут выгружаться некорректно?

В этом случае проверьте заполнены ли в справочнике Основания увольнения (Настройка – Классификаторы – Основания увольнения) колонки с расшифровкой по подпунктам, пунктам, статьям и частям ТК РФ. Для чего в справочнике нажмите кнопку Еще – Изменить форму.

Далее следует найти поле Ссылка и выделить его. Вверху станет доступной кнопка Добавить поля, которую следует нажать:

В открывшейся форме отметить флажками поля: Подпункт, Пункт, Статья, Часть.

Проверить, что данные заполнены по всем полям:

В противном случае файл по СЗВ-ТД будет выгружен некорректно.

Если данные по основаниям увольнения заполнены, то информация по СЗВ-ТД будет выгружаться в файл в отдельные строки:

Почему у ИП может не проходить проверку СЗВ-ТД, выдавая ошибку по полю УТ2:Должность?

Ошибка может выдаваться, из-за того, что в СЗВ-ТД не заполнено поле Должность. Его придется заполнить:

Почему по организации может не проходить проверку СЗВ-ТД, выдавая ошибку по полю УТ2:Должность?

Ошибка может выдаваться, из-за того, что в СЗВ-ТД не заполнен Руководитель организации:

Как можно исправить ошибку 50 по СЗВ-ТД?

Следует посмотреть расшифровку ошибки 50:

Возможно, что ошибка связана с неверным форматом файла, с неуникальным СНИЛС или некорректной элекронной подписью или в СЗВ-ТД просто не был указан подписант или должность подписанта, а это обязательные поля.

В нашем случае ошибка связана с тем, что в СЗВ-ТД не заполнено поле Должность. Ее придется заполнить: