Порядок заполнения авансовых СФ

В статье представлены возможные варианты заполнения авансового счета-фактуры в 1С на примере получения безналичной оплаты в счет предстоящих поставок.

Вы узнаете:

  • на что обратить внимание при заполнении счета-фактуры на аванс;
  • какие способы предусмотрены в 1С для выставления авансового счета-фактуры и влияют ли они на его заполнение;
  • как оформить авансовый счет-фактуру по конкретным и обобщенным позициям;
  • можно ли вручную заполнить наименование товаров в счете-фактуре на аванс.

Нормативное регулирование

При поступлении предоплаты от покупателя в счет предстоящих отгрузок, Организация должна выставить авансовый счет-фактуру в течение 5 дней (п. 3 ст. 168 НК РФ), отсчитываемых от даты банковской выписки или даты приходного кассового ордера.

Счет-фактура на аванс не выставляется, если предоплата получена в счет поставки:

  • товаров, изготовление которых осуществляется более 6 месяцев (п. 1 ст. 154 НК РФ);
  • облагаемой по ставке 0% (п. 1 ст. 164 НК РФ);
  • не облагаемой НДС или освобожденной от налогообложения (ст. 146, 149 НК РФ);
  • Организацией, освобожденной от уплаты НДС (ст. 145, 145.1 НК РФ).

Правила заполнения счета-фактуры установлены п. 5.1 ст. 169 НК РФ и Разделом II Приложения 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

Важные моменты, на которые необходимо обратить внимание:

  • в стр. 5 «К платежно-расчетному документу №__от__» необходимо указать номер и дату:
    • платежно-расчетного документа — при безналичном расчете;
    • приходного кассового ордера—при наличной оплате.При безденежной форме оплаты в данной строке ставится прочерк (пп. з п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137).
  • в гр. 1 «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» указывается наименование поставляемых товаров, работ, услуг, предусмотренное договором с покупателем.

Вместо конкретных наименований в гр. 1 можно указать обобщенное наименование (Письмо Минфина РФ от 06.03.2009 N 03-07-15/39).

  • в гр. 7 «Налоговая ставка» указывают расчетную ставку НДС. Например, 18/118 (п. 4 ст. 164 НК РФ).

Если говорить строго, то в НК РФ нет норм, которые бы освобождали продавца от составления авансового счета-фактуры. А это значит, для того, чтобы избежать претензий налоговиков, авансовый документ составить нужно, даже если отгрузка произошла в 5-дневный срок (Письма ФНС РФ от 10.03.2011 N КЕ-4-3/3790, от 15.02.2011 N КЕ-3-3/354).

С другой стороны, известна совершенно противоположная позиция Минфина: если оплата и реализация осуществлены в одном квартале, авансовый счет-фактуру допускается не выписывать. Главное условие – между двумя этим событиями прошло не более 5 дней (Письма Минфина РФ от 12.10.2011 N 03-07-14/99 и от 06.03.2009 N 03-07-15/39). Однако учитывая, что письма Минфина носят все же рекомендательный характер, риск доначисления НДС при не составлении авансовых счетов-фактур есть.

Арбитражная практика в пользу налогоплательщиков:

  • ФАС Московского округа в Постановлении от 05.05.2008 N КА-А41/3467-08 сделал выводы, что авансовый платеж в оплату товаров считается таковым до тех пор, пока не произойдет фактическая реализация.
  • ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 13.02.2006 N Ф04-233/2006(19490-А03-31) установил, что платеж, полученный от покупателя в одном налоговом периоде с отгрузкой, нельзя считать авансом.
  • Постановление ВАС РФ от 10.03.2009 N 10022/08 говорит о том, что если предоплата и отгрузка произведены в одном квартале, платеж не может считаться авансовым, а счет-фактуру выписывать не нужно.

Учитывая, что в законодательстве, у контролеров и судей нет единой позиции, регулирующей данный вопрос, считаем, что риск доначисления НДС не исключен. Кроме того, не выставление счетов-фактур может быть расценено как грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Ответственность — штраф 10 000-30 000 руб. в зависимости от того, в одном или нескольких налоговых периодах было допущено нарушение. А выявляются эти нарушения, учитывая электронный порядок сдачи отчетности и регистров по НДС, очень просто.

В программе 1С можно выбрать разные варианты выставления авансовых счетов-фактур

Правила и порядок заполнения документов для исчисления НДС закреплены в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Никаких специальных обозначений для номеров авансовых счетов-фактур они не предусматривают. Это же подтверждает и Минфин РФ (Письмо от 16.10.2012 N 03-07-11/427), в котором он обращает внимание на то, что все счета-фактуры нужно нумеровать в едином хронологическом порядке.

В то же время считаем, что налоговики не смогут отказать вам в вычете из-за добавления буквенного префикса к номеру счета-фактуры, поскольку это не мешает идентификации данных, необходимых для правильного расчета НДС.

В программе 1С можно выбрать разные варианты нумерации авансовых счетов-фактур

Согласно п. 2 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, в гр. 1 этого документа при получении частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав указывается наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав, за которые перечислен аванс.

В то же время закон не запрещает указывать в гр. 1 счета-фактуры дополнительную информацию в добавление к необходимой. А значит, если в гр. 1 написать Предварительная оплата за… и далее привести наименование товара, описание работы или услуги (или их обобщенное наименование), то это не может стать основанием для отказа в принятии вычета НДС. Главное, чтобы счет-фактура не мешал налоговикам идентифицировать информацию, необходимую для расчета НДС (Письмо Минфина РФ от 10.05.2011 N 03-07-09/10).

Формирование авансового счета-фактуры в 1С

Варианты создания счета-фактуры на аванс

В 1С есть два основных варианта создания счета-фактуры на аванс, полученный от покупателя:

  • На основании документа поступления оплаты – кнопка Создать на основанииСчет-фактура выданный.

Для исправления таких ошибок необходимо проверить:

  • точно ли программа определила оплату как аванс.

    Для этого сформируйте отчет по счетам расчетов, используемых в документе оплаты, в разрезе указанного договора, например, отчет Анализ субконто. И убедитесь, что программа оплату от покупателя квалифицировала как аванс.

  • Нет ли по данной оплате уже выставленного счета-фактуры.

    Вам поможет кнопка Связанные документы в документе оплаты. На один платежный документ возможно создать только один документ Счет-фактура выданный вид операции На аванс.

Заполнение граф печатной формы счета-фактуры

Чтобы понять, на что нужно обратить внимание при заполнении документа Счета-фактура выданный на аванс, рассмотрим какие данные попадают в печатную форму.

В стр. 5 «К платежно-расчетному документу №__от__» счета фактуры отражаются данные полей Платежный документ № от документа Счет-фактура выданный на аванс.

Если в документе Счет-фактура выданный на аванс формулировки в графах Номенклатура и Содержание услуги, доп. сведения отличаются друг от друга, то в гр. 1 «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» печатной формы счета-фактуры выводится информация:

  • из графы Содержание услуги, доп. сведения, если она заполнена;
  • из графы Номенклатура, если графа Содержание услуги, доп. сведения не заполнена.

Рассмотрим на примере, как заполнить документ Счет-фактура выданный на аванс в случае получения предоплаты в безналичной форме и разберем разные варианты заполнения гр. 1 «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права».

Указание конкретных позиций на основании счета покупателю

Для автоматического указания в гр. 1 авансового счета-фактуры конкретных позиций будущей поставки в 1С необходимо оформить следующую цепочку документов:

  • Счет покупателю;
  • Поступление на расчетный счет;
  • Счет-фактура, выданный на аванс.

Выставление счета покупателю

Счет на оплату покупателю оформляется документом Счет покупателю в разделе Продажи – Продажи – Счета покупателям.

На вкладке Товары и услуги указывается перечень товаров, работ, услуг поставки, их стоимость и сумма НДС.

Именно на основании указанных в счете позиций Номенклатуры автоматически заполняется табличная часть Расшифровка суммы по ставкам НДС в документе Счет-фактура выданный на аванс, данные которой и попадают в гр. 1 печатного бланка счета-фактуры.

Поступление предоплаты от покупателя

Для автоматического указания конкретных позиций в авансовом счете-фактуре документ Поступление на расчетный счет вид операции Оплата от покупателя должен быть зарегистрирован на основании документа Счет покупателю:

  • кнопкой Создать на основании Поступление на расчетный счет документа Счет покупателя;
  • в разделе Банк и касса – Банк – Банковские выписки — кнопка Поступление. В этом случае в документе Поступление на расчетный счет поле Счет на оплату заполните выбором счета в документе.
  • По документу № от – номер и дата платежного поручения покупателя, согласно выписки банка.

Заполнение авансового счета-фактуры

Как создать cчет-фактуру на аванс

Документ Счет-фактура выданный вид операции на аванс заполняется автоматически на основании документа Поступление на расчетный счет.

В нем указывается:

  • Документ-основание – документ поступления оплаты от покупателя;
  • Вид счета-фактурыНа аванс;
  • Платежный документ № от – номер и дата платежного поручения покупателя. Заполняется автоматически по данным полей По документу № от документа-основания, при необходимости можно откорректировать или указать вручную.

В разделе Расшифровка суммы по ставкам НДС указывается:

  • Номенклатура – наименование товара, работ, услуг, указанные в Счете покупателя, поскольку оплата от покупателя прошла по счету;
  • Содержание услуги, доп. сведения – заполняется вручную, если необходимо уточнить графу Номенклатура. Тогда данные из этой графы будут попадать в печатный бланк счета-фактуры;
  • Сумма – сумма предоплаты.
  • % НДС – расчетная ставка НДС, указанная в счете покупателя;
  • НДС – сумма НДС, рассчитанная из Суммы и % НДС.

В поле Код вида операции02 «Авансы полученные»

Указание обобщенного наименования в Договоре

Для автоматического указания в гр. 1 авансового счета-фактуры обобщенного наименования товаров поставки необходимо:

  • указать обобщенное наименование в справочнике Договоры;
  • оформить документы:
    • Поступление на расчетный счет;
    • Счет-фактура выданный на аванс.

Указание обобщенного наименования в Договоре

Обобщенное наименование для заполнения табличной части Расшифровка суммы по ставкам НДС документа Счет-фактура выданный на аванс устанавливается в справочнике Договоры по ссылке НДС в поле Обобщенное наименование товаров для счета-фактуры на аванс. Наименование товаров, работ, услуг выбирают из справочника Номенклатура.

Поступление предоплаты от покупателя

Поступление оплаты от покупателя отражается документом Поступление на расчетный счет вид операции Оплата от покупателя в разделе Банк и касса – Банк – Банковские выписки – кнопка Поступление.

  • Счет на оплату – не заполняется, т. к. ранее счет на оплату не был зарегистрирован в программе;
  • По документу № от – номер и дата платежного поручения покупателя, согласно выписки банка.

Заполнение авансового счета-фактуры

Как создать Счет-фактуру на аванс

Документ Счет-фактура выданный на аванс заполняется автоматически на основании документа Поступление на расчетный счет.

Для автоматического заполнения обобщенного наименования в документе Счет-фактура выданный на аванс:

  • в Договоре, по которому поступила оплата, должно быть заполнено Обобщенное наименование товаров для счета-фактуры на аванс;
  • поле Счет на оплату в документе Поступление на расчетный счет должно быть пустым.

В документе указывается:

  • Документ-основание – документ поступления оплаты от покупателя;
  • Вид счета-фактурыНа аванс;
  • Платежный документ № от – номер и дата платежного поручения покупателя. Заполняется автоматически по данным полей По документу № от документа-основания, при необходимости можно откорректировать или указать вручную.

В разделе Расшифровка суммы по ставкам НДС указывается:

  • Номенклатура – обобщенное наименование товара, работ, услуг, указанное в Договоре;
  • Содержание услуги, доп. сведения – заполняется вручную, если необходимо уточнить графу Номенклатура. Тогда данные из этой графы будут попадать в печатный бланк счета-фактуры;
  • Сумма – сумма предоплаты;
  • % НДС – расчетная ставка НДС, указанная в счете покупателя;
  • НДС – НДС, рассчитанный из Суммы и % НДС.

В поле Код вида операции02 «Авансы полученные»

Указание наименований вручную

Заполнить гр. 1 «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» в документе Счет-фактура выданный на аванс можно без предварительных настроек и действий. Таким вариантом можно воспользоваться, если:

  • Счет покупателю не оформлялся в 1С;
  • Обобщенное наименование товаров для счета-фактуры на аванс не заполнено в Договоре или отличается от того, что предусмотрено поставкой.

Поступление предоплаты от покупателя

Поступление оплаты от покупателя отражается документом Поступление на расчетный счет вид операции Оплата от покупателя в разделе Банк и касса – Банк – Банковские выписки – кнопка Поступление.

  • Счет на оплату – не заполняется, т. к. ранее счет не был зарегистрирован в программе;
  • По документу № от – номер и дата платежного поручения покупателя, согласно выписки банка.

Заполнение авансового счета-фактуры

Как создать Счет-фактуру на аванс

Документ Счет-фактура выданный на аванс заполняется автоматически на основании документа Поступление на расчетный счет.

Если Счет покупателю не оформлялся в 1С или же Обобщенное наименование товаров для счета-фактуры на аванс не заполнено в Договоре, то Расшифровка суммы по ставкам НДС автоматически заполняется следующим образом:

  • Номенклатура – остается пустым;
  • Содержание услуги, доп. сведения – появится формулировка Предварительная оплата, что крайне нежелательно и может повлечь налоговые риски. В гр. 1 «Наименование товара…» счета-фактуры «безопасно» указывать или конкретное наименование товаров, работ, услуг или их обобщенное наименование.

В документе также указывается:

  • Документ-основание – документ поступления оплаты от покупателя;
  • Вид счета-фактурыНа аванс;
  • Платежный документ № от –номер и дата платежного поручения покупателя. Заполняется автоматически по данным полей По документу № от документа-основания, при необходимости можно откорректировать или указать вручную.

В поле Код вида операции02 «Авансы полученные»