Порядок заполнения справочника Договоры

Порядок заполнения справочника Договоры имеет свои особенности. В данной публикации мы очень подробно, буквально строка за строкой, разберемся:

  • в заполнении договора в 1С;
  • пройдемся по всем полям справочника;
  • изучим, как они заполняются;
  • покажем откуда берутся данные для заполнения.

Правильно вносить информацию, понимать почему нужно заполнять именно так, а не иначе – залог успешной работы в программе. От внесенной информации в карточку договора зависит поведение программы при работе с документами, формирование показателей при сдаче отчетности, логика внутренних проверок выполняемых операций.

Давайте вносить информацию грамотно, а для этого изучим информацию в этой статье!

Порядок заполнения справочника

Вид договора

Заполняется вручную выбором из списка предопределенных вариантов:

  • С покупателем; PDF
  • С поставщиком; PDF
  • С комитентом (принципалом) на продажу; PDF
  • С комиссионером (агентом) на продажу; PDF
  • С комитентом (принципалом) на закупку; PDF
  • С комиссионером (агентом) на закупку; PDF
  • С факторинговой компанией; PDF
  • Прочее. PDF

От выбранного вида договора зависят особенности заполнения карточки договора, поскольку помимо общих реквизитов справочника становятся доступными особые реквизиты, относящиеся к определенному виду договора.

Мы рекомендуем, чтобы избежать ошибок, создавать новые договоры прямо из оформляемых документов. Подробнее в нашей статье Быстрый ввод справочников из документов.

В этом случае поле Вид договора заполняется правильно, согласно выполняемой операции.

[/info]

Организация

Выбирается из справочника Организации. Автоматически в поле подставляется название той организации, которой в справочнике Организации присвоен признак Использовать как основную. PDF

Контрагент

Выбирается из справочника Контрагенты. При создании нового договора из карточки контрагента или документа это поле заполняется автоматически.

Номер договора

Номер договора с контрагентом.

Действующее законодательство не содержит жестких требований к нумерации договоров. Так что принципы, которые Вы закладываете в ее основу, должны определяться соображениями удобства для Вас и партнера.

Информация этого поля идет в текст договора, который формируется по Шаблонам договоров. Символ №и другая символьная информация там будет дублироваться.

Да, действительно, разработчики даже увеличили это поле с 20 до 50 символов, чтобы пользователи могли указывать там больше информации. И все-таки, лучше оставлять в поле Номер договора только сам номер.

Покажем на примере «минусы» указанного Вами оформления. Информация очень важная, поэтому отнеситесь к ней со всем вниманием!

При формировании текста договора по Шаблону договора произойдет задвоение информации.

В печатной форме ТОРГ-12 информация по номеру договора будет нечитаемой.

Сравним, как формируются печатные формы при оформлении Номера договора по нашей рекомендации.

Текст договора поставки в этом случае выглядит красиво.

В печатной форме ТОРГ-12 информация по номеру договора отображается корректно.

от

Дата заключения договора.

Если объем заключаемых договоров невелик, то поле От можно не заполнять.

Но мы рекомендуем заполнять дату договора для полноты информации. Если поле От заполнено, легко отобрать эту информацию в отчетах и проанализировать развитие отношений с клиентами. Кроме того, Вы никогда не перепутаете договоры в случае, если номера различных договоров с контрагентом будут совпадать или вообще будут отсутствовать.

Наименование

Название договора для отражения в бухгалтерских отчетах, формах документов и печатных формах 1С. PDF

Автоматически сформированное название договора мы рекомендуем скорректировать вручную.

Мы рекомендуем заполнять наименование следующим образом:

  • Договор купли-продажи №150 от 01.01.2018;
  • Договор комиссии №1 от 01.01.2018;
  • Договор оказания услуг №3 от 01.01.2018.

Также вместо договора может быть указан счет по формату:

  • Счет №3 от 01.01.16.

Наименование договора используется в следующих печатных формах. PDF

Комментарий

Любая дополнительная информация в текстовом формате, вводится вручную.

Группа Расчеты — Цена в

Указывается валюта, в которой заключен договор. Поле заполняется выбором валюты из выпадающего списка валют.

В данное поле можно выбрать валюту, если она введена в справочник Валюты.

Посмотреть состояние ведения валютного учета в 1С можно через Главное меню – Все функции – Константы – Использовать валютный учет.

Группа Расчеты — Оплата в

При выборе валюты, отличной от рубля, активизируется переключатель Оплата в и указатель с валютой, где необходимо выбрать способ оплаты по договору: в рублях или в иностранной валюте.

Договор заключен в у.е., оплата по договору в рублях.

Договор заключен в Евро, оплата по договору в Евро.

Группа Расчеты — Тип цен

Тип цен выбирается из справочника Типы цен для автоматической подстановки цены при вводе документов по договору. Цены номенклатуры для определенного Типа цен задаются с помощью документа Установка цен номенклатуры.

Если в 1С с документами Установка цен номенклатуры не работают — это поле не заполняется.

Группа Расчеты — флажок Установлен срок оплаты

Флажок Установлен срок оплаты устанавливается, если по договору предусмотрен индивидуальный срок оплаты, отличающийся от типового срока оплаты, установленного в настройках Параметров учета: раздел Администрирование – Настройки программы – Параметры учета в ссылках:

  • Сроки оплаты покупателями; PDF
  • Срок оплаты поставщикам. PDF

Группа Расчеты — Срок оплаты

Поле Срок оплаты становится активным после установки флажка Установлен срок оплаты. В поле проставляется срок оплаты по договору в днях, отличный от общего, установленного в настройках Параметров учета: раздел Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – ссылки Сроки оплаты покупателями/Срок оплаты поставщикам.

Группа НДС — Порядок регистрации счетов-фактур

Порядок регистрации счетов-фактур на аванс доступен для вида договора С покупателем. Особенности заполнения Группы НДС для вида договора С поставщиком рассматриваются дальше в рубрике Особенности заполнения. С поставщиком.

Порядок регистрации счетов-фактур выбирается из предопределенного перечня:

  • Регистрировать счета-фактуры на аванс в порядке, соответствующем учетной политике;
  • Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса;
  • Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течение 5-ти календарных дней;
  • Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца месяца;
  • Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода;
  • Не регистрировать счета-фактуры на авансы (п. 13 ст. 167 НК РФ).

Подробнее о порядке регистрации счетов-фактур на аванс в статье Настройка Учетной политики

Группа НДС — Обобщенное наименование товаров для счета-фактуры на аванс

Конкретное наименование ТРУ будет автоматически подставляться в документ Счет-фактура выданный на аванс, когда он сформирован на основании документа Поступление на расчетный счет, где в поле Счет на оплату выбран введенный документ Счет покупателю. PDF

Если в документе Поступление на расчетный счет не заполнено поле Счет на оплату, то тогда в документе Счет-фактура выданный на аванс будет автоматически заполняться обобщенное наименование ТРУ, заданное в карточке договора. Такое обобщенное наименование выбирается в Договоре из справочника Номенклатура.

Группа НДС — Код операции

Это специальное поле для автоматического заполнения Раздела 7 Декларации по НДС, если реализация по договору не облагается НДС. Подбирается код из справочника Коды операций раздела 7 Декларации по НДС. PDF

Поле Код операции заполняется только в том случае, когда по договору с покупателем отражаются исключительно необлагаемые НДС операции.

Нет, не нужно. В таком случае код операции проставляется в справочнике Номенклатура для каждой не облагаемой НДС позиции. PDF

Группа Подписи — Представитель контрагента

В группе Представитель контрагента указывается информация о лице, подписывающем договор со стороны контрагента. Если договор подписывает не генеральный директор контрагента, а иное уполномоченное лицо, то кроме полей ФИО и Должность заполняется поле На основании, подтверждающее право уполномоченного лица подписывать договор.

  • ФИО – фамилия, имя, отчество представителя контрагента;
  • Должность – должность представителя контрагента;
  • На основании – документ, на основании которого представитель контрагента уполномочен подписывать договор.

По ссылке Склонения доступна форма склонения данных ФИО и Должности по падежам. Заполняется автоматически, но при необходимости автоматически заполненные данные можно подправить вручную. PDF

Данные представителя контрагента автоматически подставляются в тексты договоров при печати по шаблонам договоров, поэтому, если печатаете тексты договоров из 1С, то эту информацию нужно заполнять.

На текущий момент данные по представителю контрагента идут только в текст договора, сформированного по Шаблону договора. Ни в каких других печатных формах эта информация не задействована.

Группа подписи — Представитель контрагента – ссылка Склонения

По ссылке Склонения доступна форма склонения ФИО и Должности представителя контрагента по падежам. Данные в форме заполняются автоматически, при необходимости их можно скорректировать вручную.

Группа подписи — Представитель организации

В группе Представитель организации указывается информация о лице, подписывающем договор со стороны организации. Если договор подписывает не генеральный директор организации, а иное уполномоченное лицо, то кроме полей ФИО и Должность заполняется поле На основании, подтверждающее право уполномоченного лица подписывать договор.

Способ №1. Договор подписывает руководитель организации

Информация о руководителе организации внесена в карточку организации в группе Подписи Руководитель.

При создании договора программа автоматически подставит данные руководителя в поле Представитель организации, указанные в карточке организации.

Способ №2. Договор подписывает уполномоченное лицо

В регистр сведений Уполномоченные лица: Главное меню – Все функции – Регистры сведений – Уполномоченные лица должна быть внесена информация об уполномоченном лице.

В этом случае заполнение представителя организации в договоре выполнится по данным регистра сведений Уполномоченные лица.

Способ №3. Договор подписывает уполномоченный на подписание договора сотрудник организации

Если есть отдельный приказ на то, что сотрудник может подписать определенный договор с контрагентом, то данные по представителю организации заполняются вручную прямо из карточки организации, выбором значений по полям Руководитель и Должность по команде Показать все:

  • Руководитель – из справочника Физические лица; PDF
  • Должность – из справочника Должности. PDF

Если представитель организации указан непосредственно в карточке договора, то данные о нем выводятся только в тексте данного договора, сформированного по Шаблону договора. Ни в каких других печатных формах эта информация не задействована.

Группа подписи — Представитель организации — ссылка Склонения

Группа Подписи — Договор подписан

Флажок Договор подписан выставляется по факту подписания договора с контрагентом.

Мы рекомендуем вести учет подписанных и неподписанных договоров. В статье Совершенно секретно! Справочник Договоры дается интересная настройка по работе с этим полем. Рекомендуем!

Группа Дополнительная информация — Срок действия до

Срок окончания действия договора. Мы рекомендуем выставлять дату окончания договора.

В статье Совершенно секретно! Справочник Договоры дается очень интересная настройка по работе с этой информацией.

Группа Дополнительная информация — Вид расчетов

Вид расчетов — признак, устанавливаемый организацией для дополнительной классификации однотипных договоров, заполняется из справочника Виды расчетов.

Деление договоров по видам взаиморасчетов задается пользователем самостоятельно по наиболее важным для организации показателям. Эти данные можно использовать в стандартных бухгалтерских отчетах.

Это может быть разделения по областям работы с контрагентами, например:

  • Москва;
  • Санкт-Петербург;
  • Московская область;
  • Лениградская область;
  • Прочее.

Или по брендам магазинов, с которыми работает организация:

  • Метро;
  • Дикси;
  • Лента;
  • прочие сетевые магазины;
  • частные магазины;
  • прочее.

Или по срокам действия договоров:

  • долгосрочные;
  • краткосрочные.

Нет, в отчетные бухгалтерские формы данные в разрезе видов расчета не попадают. Вид расчета может использоваться бухгалтером для получения сводных данных по договорам, также это деление очень может помочь менеджерам, финансистам и плановикам извлекать дополнительную информацию для анализа.

Это внутренняя аналитика договоров, которую можно использовать для анализа данных в стандартных отчетах.

Подробнее по настройке отчетов с использованием разделения внутри договора по виду расчетов краткосрочные и долгосрочные можно узнать в статье Совершенно секретно! Справочник Договоры.

Особенности заполнения. С поставщиком

Для оформления договора с поставщиком необходимо установить Вид договораС поставщиком.

Особенности заполнения договора с поставщиком касаются заполнения следующих полей.

Группа НДС — флажок Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС

Устанавливается, если организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС.

Возможность устанавливать флажок Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС включается в разделе Главное – Настройки — Функциональность – закладка Расчеты – Налоговый агент по НДС. Вам нужно проверить настройку Налоговый агент по НДС. PDF

Группа НДС — Вид агентского договора

При выставлении этого флажка Организация выступает в качестве налогового агента по уплате НДС активизируется поле Вид агентского договора.

Вид агентского договора выбирается в зависимости от вида сделки налогового агента и может принимать следующие значения:

  • Аренда (абз. 1 п. 3 ст. 161 НК РФ);
  • Реализация имущества (абз. 2 п. 3 ст. 161 НК РФ);
  • Нерезидент (п. 2 ст. 161 НК РФ);
  • Электронные услуги (п. 9 ст. 174.2 НК РФ).

Группа НДС — Обобщенное наименование товаров для счета-фактуры налогового агента

Это общее наименование товаров, услуг, которое используется налоговым агентом для указания в счете-фактуре в графе 1 «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права».

Обобщенное наименование выбирается из справочника Номенклатура и будет автоматически подставляться в графу Номенклатура документа Счет-фактура выданный налогового агента.

Более подробно узнать о формировании налоговым агентом счета-фактуры.

Группа НДС — Поставщик по договору предъявляет НДС

Флажок отвечает за необходимость формирования счета-фактуры по документам поступления товаров и услуг. Для договоров с поставщиком, являющимся плательщиком НДС, флажок Поставщик по договору предъявляет НДС обязательно должен быть установлен.

Особенности заполнения. С комитентом (принципалом) на продажу

Когда Организация выступает комиссионером или агентом при реализации товаров, работ, услуг по договору комиссии (агентскому договору), в карточке договора необходимо выбрать Вид договораС комитентом (принципалом) на продажу.

Группа Комиссионное вознаграждение — Способ расчета

Для автоматической установки порядка расчета комиссионного вознаграждения в документе Отчет комитенту вид операции Отчет о продажах необходимо выбрать один из способов его расчета:

  • Не рассчитывается;
  • Процент от разности сумм продажи и поступления;
  • Процент от суммы продажи.

Группа Комиссионное вознаграждение — Размер, %

Процент комиссионного вознаграждения. Выставляется вручную.

Группа Платежный агент — флажок Организация выступает в качестве платежного агента

Флажок выставляется, если организация выступает в роли платежного агента.

Группа Платежный агент — Признак агента

Выбирается из предопределенного списка:

  • Банковский платежный агент;
  • Банковский платежный субагент;
  • Платежный агент;
  • Платежный субагент.

Особенности заполнения. С комиссионером (агентом) на продажу

Если Организация выступает комитентом (принципалом) при реализации собственных товаров, работ, услуг по договору комиссии (агентскому договору), то в карточке договора необходимо выбрать Вид договораС комиссионером (агентом) на продажу.

Группа Комиссионное вознаграждение — Способ расчета

Для автоматической установки порядка расчета комиссионного вознаграждения в документе Отчет комиссионера (агента) о продажах необходимо выбрать один из способов его расчета:

  • Не рассчитывается;
  • Процент от разности сумм продажи и поступления;
  • Процент от суммы продажи.

Группа Комиссионное вознаграждение — Размер, %

Процент комиссионного вознаграждения. Выставляется вручную.

Группа Платежный агент — Организация выступает в качестве платежного агента

Флажок выставляется, если организация выступает в роли платежного агента.

Группа Платежный агент — Признак агента

Выбирается из предопределенного списка:

  • Банковский платежный агент;
  • Банковский платежный субагент;
  • Платежный агент;
  • Платежный субагент.

Особенности заполнения. С комитентом (принципалом) на закупку

Когда Организация выступает комиссионером или агентом при приобретении товаров, работ, услуг по договору комиссии (агентскому договору), в карточке договора необходимо выбрать Вид договораС комитентом (принципалом) на закупку.

Группа Комиссионное вознаграждение — Способ расчета

Для автоматической установки порядка расчета комиссионного вознаграждения в документе Отчет комитенту вид операции Отчет о закупках необходимо выбрать один из способов его расчета:

  • Не рассчитывается;
  • Процент от суммы закупки.

Группа Комиссионное вознаграждение — Размер, %

Процент комиссионного вознаграждения. Выставляется вручную.

Группа Платежный агент — флажок Организация выступает в качестве платежного агента

Флажок выставляется, если организация выступает в роли платежного агента.

Группа Платежный агент — Признак агента

Выбирается из предопределенного списка:

  • Банковский платежный агент;
  • Банковский платежный субагент;
  • Платежный агент;
  • Платежный субагент.

Особенности заполнения. С комиссионером (агентом) на закупку

Если Организация выступает комитентом (принципалом) при приобретении товаров, работ, услуг по договору комиссии (агентскому договору), то в карточке договора необходимо выбрать Вид договораС комиссионером (агентом) на закупку.

Порядок заполнения карточки договора по данному виду соответствует порядку заполнения договора С поставщиком и не имеет каких-либо особенностей.

Особенности заполнения. С факторинговой компанией

Для договоров факторинга необходимо установить Вид договора С факторинговой компанией.

Группа НДС — флажок Факторинговая компания по договору предъявляет НДС

Факторинг — финансирование под уступку денежных требований. Если финансовый агент является плательщиком НДС, то в группе НДС необходимо выставить флажок Факторинговая компания по договору предъявляет НДС.

Особенности заполнения. Прочее

Для прочих договоров необходимо установить Вид договораПрочее.

Для договора с видом Прочее заполняются общие реквизиты.

Дополнительная информация

В карточке договора сверху находятся ссылки на связанную с договором информацию:

  • Документы;
  • Присоединенные файлы;
  • Счета расчетов с контрагентами.

Документы

По ссылке Документы открывается список всех документов (в том числе и не проведенных), при создании которых был указан данный договор.

Невероятно удобный сервис, которым почему-то не так часто пользуются. Разработчики освободили нас от специального отбора и настройки выбора в списках документов, чтобы увидеть информацию по конкретному контрагенту. Все собрано в одном месте и доступно по единственному щелчку мышкой.

Рекомендуем пользоваться этой ссылкой.

Присоединенные файлы

По ссылке Присоединенные файлы открывается список файлов, подгруженных к данному договору. Например, скан печатного экземпляра самого договора либо спецификации к нему. Можно прикреплять файлы, отсканированные в 1С. Подробная инструкция как это сделать в статье Создание файла со сканера.

Формирование, изменение, сохранение прикрепленных файлов подробно рассмотрены в статье Совершенно секретно. Справочник Договоры.

Счета расчетов с контрагентами

По ссылке Счета расчетов с контрагентами указываются счета, которые будут автоматически проставляться в документы по данному договору в качестве счетов расчетов с контрагентами:

  • счета учета расчетов и авансов с поставщиком;
  • счета учета расчетов и авансов с покупателем;
  • счета учета расчетов с комитентом;
  • счета учета расчетов по претензиям.

При первоначальной установке 1С данные по счетам расчетов устанавливаются автоматически, как показано на рисунке.

Если счета расчетов с контрагентом по договору отличаются от предопределенных, то можно в регистре сведений Счета расчетов с контрагентами задать необходимые счета для их автоматической подстановки в документы, где используется данный договор.

Создать новое правило учета расчета с контрагентами для договора можно из карточки договора по кнопке Создать.

Подробнее в статье Совершенно секретно. Справочник Контрагенты.

Добавить комментарий