Путеводитель по документу Счет покупателю

Для того чтобы проконтролировать исполнение обязательств покупателей, организация может выставить счет на оплату. В 1С для этих целей используется документ Счет покупателю, назначение и особенности оформления которого мы рассмотрим в этой статье.

Вы узнаете:

  • о вариантах создания документа;
  • о подробном описании каждого поля;
  • о дополнительных возможностях документа;
  • как осуществляется настройка оформления печатного бланка Счета на оплату.

Назначение документа

Документ Счет покупателю не является первичным и не формирует проводок. Несмотря на это данный документ предназначен не только для подготовки и формирования печатной формы счета на оплату: в дальнейшем он позволяет значительно упростить документооборот в 1С, а также проанализировать выполнение обязательств каждой стороной сделки.

Формирование Счета покупателю в 1С поможет:

  • отследить оплату и отгрузку товаров;
  • быстро и автоматически оформить документы оплаты и отгрузки:
    • Оказание производственных услуг;
    • Оплата по платежной карте;
    • Поступление на расчетный счет;
    • Поступление наличных;
    • Реализация (акт, накладная);
    • Чек.
  • корректно заполнить авансовый счет-фактуру: в графе 1 «Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права» будут отражаться конкретные позиции товаров, указанные в Счете покупателя.

Способы создания документа

Документ Счет покупателю можно создать:

  • вручную из журнала документов Счета покупателям;
  • по ссылке Периодические счета в журнале документов Счета покупателям;
  • на основании других документов.

Способ № 1. Создание из списка документов

Документ Счет покупателю создается через раздел Продажи – Продажи – Счета покупателям.

По кнопке Создать документ Счет покупателю заполняется вручную пользователем.

Способ № 2. Оформление периодических счетов

Периодические счета можно создать из формы Периодические счета покупателям  в разделе Продажи — Продажи – Счета покупателям— ссылка Периодические счета.

В табличной части формы Периодические счета покупателям отображаются напоминания о создании счета и его параметры.

Все данные табличной части формы Периодические счета покупателям отображаются справочно, без возможности редактирования.

  • Контрагент — покупатель, которому выставляется счет;
  • Сумма — общая сумма счета;
  • Контактное лицо — контактное лицо контрагента: отображается контактное лицо, у которого установлен признак Использовать как основное;
  • Номер телефона — номер телефона Контрагента;
  • Периодичность — заданная периодичность по выставлению счетов;
  • Дата следующего — планируемая дата выставления следующего счета. Просроченный срок выставления счета подсвечивается красным цветом.
  • Организация — организация, от имени которой выставляется счет.

Для работы с периодическими счетами предусмотрены следующие кнопки:

  • Подготовить счет — автоматически создается заполненный счет на текущую дату, на котором установлен курсор.

  • Изменить дату следующего — позволяет поменять дату выставления периодического счета. Отчет Даты следующего будет уже от новой даты.
  • Пропустить — пропускает следующее выставление счета: Дата следующего «перескакивает» через один период.

Больше не повторять — исключает счет из периодических счетов, т. е. удаляет напоминание о создании следующих счетов из формы Периодические счета покупателям. Для отображения счета снова в периодических счетах, необходимо заново задавать периодичность выставления счета по ссылке Повторять в документе Счет покупателю.

Способ №3. Создание на основании другого документа

Документ Счет покупателю можно ввести на основании документов:

  • Оказание производственных услуг;
  • Реализация (акт, накладная);
  • Отчет комитенту о продажах;
  • Передача ОС в аренду.

Для этого необходимо:

  • открыть список документов, например, Реализация (акт, накладная) в разделе Продажи – Продажи – Реализация (акты, накладные);
  • выделить нужный документ или зайти в документ, нажать кнопку Создать на основании и выбрать Счет покупателю.

Шапка документа

Рассмотрим порядок заполнения шапки документа Счет покупателю.

Номер

В поле Номер выводится порядковый номер документа, который присваивается автоматически программой.

От

В поле От вводится дата формирования счета на оплату. Автоматически подставляется текущая дата, но ее можно изменить вручную.

Ссылка Повторять

Если договор заключен не на один период и требуется периодическое выставление счетов, то автоматическое напоминание о необходимости их создания можно задать по ссылке Повторять?.

В новой форме для периодических платежей необходимо:

  • установить флажок Следующий и указать дату формирования следующего счета;
  • в поле и далее указать периодичность напоминаний о выставлении счета. Можно указать:
    • каждый месяц;
    • каждый квартал;
    • каждый год.

Контрагент

В поле Контрагент указывается наименование покупателя, которому выставляется счет. Наименование покупателя выбирается из справочника Контрагенты.

Договор

В поле Договор указывается основание для расчетов с покупателем, которым может быть договор, счет либо иной документ. Основание выбирается из справочника Договоры.

Кнопка Новый

Если с покупателем не заключается договор, а основанием для оплаты будет выписанный счет, то быстро создать Договор для ведения взаиморасчетов в 1С можно по кнопке Новый. В этом случае автоматически будет создан Договор с наименованием «Счет + Номер + от + от», например, Счет 5 от 02.07.2018.

См. также Заполнение и печать договора из документа Счет покупателю

Скидка

В поле Скидка указывается предоставляется ли скидка покупателю.

Возможны следующие варианты:

  • не предоставлена — указана полная стоимость в счете;
  • на отдельные позиции — скидка учитывается только по отдельным позициям счета;
  • по документу в целом — по всем позициям счета учтена скидка.

Если установлено значение на отдельные позиции, то в табличной части отражаются следующие поля:

  • % скидки;
  • Скидка.

Скидка устанавливается непосредственно в табличной части по каждой позиции в процентном (% скидки) или фиксированном (Скидка) размере, в графе Всего уже отражается сумма со скидкой.

Если установлено значение по документу в целом , то в поле на сумму указывается общая сумма скидки. При этом в табличной части Товары и услуги в графе Всего сумма отражается без учета скидки. Общая сумма с учетом скидки отражается в Строке итогов.

на сумму

В поле на сумму указывается общая сумма скидки по документу.

Отражается на форме только, если в поле Скидка установлено По документу в целом.

Оплата до

В поле Оплата до указывается срок оплаты счета. По умолчанию автоматически устанавливается срок, указанный в Срок оплаты выставленных счетов в Настройках параметров учета в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – ссылка Сроки оплаты покупателями . При необходимости срок оплаты можно изменить вручную.

Нажав на вопрос, можно узнать актуальный срок оплаты или изменить его, перейдя по ссылке Сроки оплаты покупателями.

Статус оплаты

В поле Статус оплаты отображается текущее состояние оплаты счета. Заполнение данного поля помогает контролировать оплату по счету.

Имеет следующие значения:

  • Не оплачен — устанавливается автоматически, при создании документа;
  • Оплачен частично;
  • Оплачен;
  • Отменен.

Статус оплаты изменяется как вручную пользователем, так и автоматически.

Если при проведении документа поступления оплаты от покупателя будет заполнен Счет на оплату, то Статус оплаты в документе Счет покупателю изменится автоматически на Оплачен или Оплачен частично.

Если Счет на оплату не заполнен, то Статус оплаты необходимо поменять вручную.

Организация

В этом поле указывается наименование нашей Организации. Поле отображается, если в справочнике Организации зарегистрировано несколько организаций. Автоматически в документ подставляется название той из них, которой в справочнике Организации присвоен признак Использовать как основную.

Банковский счет

В поле Банковский счет указывается банковские реквизиты нашей организации, на которые необходимо перечислить оплату, выбирается из справочника Банковские счета.

По умолчанию указывается Банковский счет организации, которому присвоен признак Использовать как основной.

Ссылка НДС

Рассмотрим особенности заполнения ссылки НДС.

При нажатии на ссылку НДС открывается форма Цены в документе. Порядок ее заполнения следующий:

  • Тип цен — наименование цены, выбираемое из справочника Типы цен номенклатуры.

Если Тип цен выбран, то графа Цена будет заполняться автоматически в соответствии с ценой, установленной с помощью документа Установка цен номенклатуры.

Если Тип цен не выбран, то графа Цена будет проставляться согласно настройке Заполнения цен продажи , установленной в Параметрах учета:

  • из предыдущего документа реализации или счета. Для ТМЦ и услуг, реализуемых впервые, цена реализации не заполнится. Ее нужно установить вручную;
  • из установленной Цена продажи в справочнике Номенклатура.
  • НДС — выбирается один из вариантов либо НДС в сумме, либо НДС сверху, либо Документ без НДС (для УСН). Выбранный вариант используется для удобства указания НДС в табличной части.

Поле Валюта становится видимым, если расчеты по договору производятся:

  • в валюте;
  • в у.е.

В поле Валюта указывается валюта, в которой заключен договор. В поле Реализовать по курсу по умолчанию подставляется курс для выбранной валюты, соответствующий дате документа из регистра сведений Курсы валют.

Табличная часть документа

Табличная часть документа состоит из нескольких вкладок:

  • Товары и услуги;
  • Возвратная тара.

На вкладке Товары и услуги отражается перечень товаров, работ (услуг), на оплату которых выставляется счет.

Вкладка Возвратная тара заполняется, если ТМЦ будут отгружаться в возвратной таре. Тара, которая не возвращается, учитывается как ТМЦ и указывается на вкладке Товары и услуги.

Ввод позиций в табличную часть можно осуществить с помощью кнопки Добавить или кнопки Подбор.

Узнать более подробно о Способах подбора номенклатуры

Добавить в табличную часть строку с полностью заполненными данными можно и с помощью копирования строки в другой табличной части с таким же функционалом.

Узнать более подробно о Заполнении документа с помощью копирования строк

По кнопке Изменить можно поменять цену в документе.

Узнать подробнее об изменении цены в документе

Вкладка Товары и услуги

Рассмотрим заполнение вкладки Товары и услуги табличной части документа Счет покупателю.

Табличная часть вкладки Товары и услуги содержит следующие графы.

Номенклатура

В графе Номенклатура выбирается наименование товарно-материальных ценностей (ТМЦ) или работ (услуг) из справочника Номенклатура. Если выбрана номенклатура с Видом номенклатуры Услуга , то в графе Номенклатура появляется дополнительная графа Содержание.

В графе Содержание указывается наименование оказываемой услуги. Если значение заполнено, то именно оно будет отражаться в печатных формах.

По умолчанию в графе Содержание автоматически отражается полное наименование услуги, указанное в справочнике Номенклатура.

Если для услуги в справочнике Номенклатура задана Периодичность услуги , то в графе Содержание автоматически будет добавляться период оказания услуг в зависимости от даты документа.

Количество

В графу Количество вводится количество ТМЦ к оплате.

Если выбрана номенклатура с Видом номенклатуры Услуга, то графу Количество можно не заполнять.

Цена

В графе Цена вводится цена за ТМЦ, работы (услуги). Графа может заполняться:

  • автоматически по цене, соответствующей Типу цен по ссылке НДС;
  • автоматически согласно настройке Заполнения цен продажи;
  • вручную.

Сумма

Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена.

% скидки

В графе % скидки указывается процент скидки по выбранной позиции Номенклатуры.

Графа % скидки отображается, если в поле Скидка шапки документа указано на отдельные позиции.

Скидка

В графе Скидка автоматически выводится сумма скидки, рассчитанная в процентном исчислении от стоимости ТМЦ (работ, услуг). Данную сумму скидки можно так же установить вручную.

%НДС

В графе %НДС выводится Ставка НДС из карточки номенклатуры. Эту графу можно изменить вручную, тогда ТМЦ будут предоставлены к оплате по указанной ставке НДС.

Данная графа не отображается, если по ссылке НДС — поле НДС выбрано Документ без НДС.

НДС

В графе НДС выводится сумма НДС, которая рассчитывается по правилам, определенным по ссылке НДС — поле НДС:

  • НДС в сумме;
  • НДС сверху.

Данная графа не отображается, если по ссылке НДС — поле НДС выбрано Документ без НДС.

Всего

В графе Всего выводится общая стоимость ТМЦ, услуг, работ с учетом НДС.

Дополнительные графы табличной части

В табличную часть документа могут быть добавлены дополнительные графы по кнопке Еще – Изменить форму:

  • Код;
  • Артикул.

Код

Графу Код удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Код элемента справочника Номенклатура.

Для этого необходимо установить переключатель колонка Код в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов.

Узнать подробнее Печать артикулов

При выполненных настройках графа Код будет выведена в печатные формы:

  • Счет на оплату;
  • Приложение к договору.

Артикул

Графу Артикул удобно использовать, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Артикул элемента справочника Номенклатура.

Для этого необходимо установить переключатель колонка Артикул в разделе Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Печать артикулов.

При выполненных настройках графа Артикул будет выведена в печатную форму:

  • Счет на оплату;
  • Приложение к договору.

Вкладка Возвратная тара

Для возможности учета возвратной тары необходимо включить настройку функциональности Возвратная тара.

Табличная часть вкладки Возвратная тара содержит следующие графы.

Номенклатура

В графе Номенклатура выбирается наименование возвратной тары из справочника Номенклатура. При этом Вид номенклатуры не должен иметь значение Услуга: тогда такой элемент нельзя будет подобрать в табличную часть вкладки Возвратная тара документа Счет покупателя.

Номенклатура, указанная на вкладке Возвратная тара, не отражается в печатной форме Счет на оплату. Указание возвратной тары в документе Счет покупателю необходимо только для автоматического заполнения вкладки Возвратная тара документа Реализация (акт, накладная).

Количество

В графу Количество вводится количество тары, которую покупателю необходимо будет вернуть.

Цена

В графе Цена вводится цена залога за тару. Графа может заполняться:

  • автоматически по типу цен, указанному в поле Тип цен по ссылке НДС;
  • автоматически согласно настройке Заполнения цен продажи;
  • вручную.

Сумма

Графа Сумма рассчитывается как произведение граф Количество и Цена.

Дополнительные графы табличной части

В табличную часть вкладки Возвратная тара документа могут быть добавлены дополнительные графы по кнопке Еще – Изменить форму:

  • Код;
  • Артикул.

Код

Графу Код удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Код элемента справочника Номенклатура.

Артикул

Графу Артикул удобно использовать в том случае, когда в справочнике Номенклатура содержится большое число похожих наименований. В эту графу выводится значение поля Артикул элемента справочника Номенклатура.

Подвал документа

Ссылка Реквизиты продавца и покупателя

По ссылке Реквизиты продавца и покупателя указываются дополнительные данные, которые могут использоваться для печатной формы и заполнения аналогичных данных в документах отгрузки.

  • Склад — склад отгрузки товаров, в печатной форме счета не отображается. Заполнение поля Склад необходимо для автоматического заполнения аналогичного поля в документах отгрузки.
  • Дополнительные условиядополнительные условия, прописываемые в бланке Счет на оплату. Автоматически заполняются Дополнительные условия для подстановки в счет, указанные в справочнике Организация.
  • Руководитель — ответственное лицо за подпись Руководителя, выбирается из справочника Физические лица. Если в регистре сведений Уполномоченные лица не указано доверенное лицо за подпись, то автоматически выводится Руководитель из карточки организации.
  • Главный бухгалтер — ответственное лицо за подпись Главного бухгалтера, выбирается из справочника Физические лица. Если в регистре сведений Уполномоченные лица не указано доверенное лицо за подпись, то автоматически выводится Главный бухгалтер из карточки Организации.
  • На основании — основание на право подписи документов, может быть, как приказ, доверенность и т.д. Выбирается из справочника Основание на право подписи документов. Необходимо заполнить, если ответственное лицо не является руководителем (главным бухгалтером).

Изучить подробнее об автоматическом заполнении ответственных лиц в документах

  • Адрес доставки — указывается адрес доставки товаров в печатной форме счета не отображается. Если Адрес доставки заполнен, то он автоматически заполнится в аналогичном поле в документе отгрузки.
  • Ссылка Показать на карте — позволяет посмотреть на карте (Google, Яндекс картах) введенный адрес. Для лучшего определения местоположения на карте рекомендуется указывается адрес как в классификаторе. Если адрес указан некорректно, то отразится примерное местоположение.

Строка итогов

В графе Всего отображается общая сумма документа с учетом НДС и валюта документа. Отображается только если Скидка не предоставлена.

Если есть Скидка (как на отдельные позиции, так и по документу в целом), то поле Всего будет отображаться как Всего со скидкой, где показывается общая сумма документа с учетом скидок.

Если использовалась Скидка по отдельным позициям, то сумма скидки выводится в отдельной графе Скидка строки итогов.

В графе НДС (в т.ч.) проставляется общая сумма НДС по документу.

Комментарий

В графе Комментарий можно разместить любые необходимые комментарии.

Ответственный

В графе Ответственный автоматически подставляется из Списка пользователей пользователь, который зашел в программу и зарегистрировал данный документ.

Печатные формы документа

Из документа Счет покупателя можно сформировать следующие печатные формы:

  • Счет на оплату;
  • Договор;
  • Приложение к договору.

Настройка печатного бланка

В 1С есть возможность гибкой настройки печатной формы Счет на оплату — можно по желанию указать:

  • условия об оплате;
  • дополнительные условия поставки и оплаты;
  • логотип;
  • печать и подписи ответственных лиц.

Давайте посмотрим, что можно изменить в печатной форме без редактирования макета.

Условия об оплате

В счете на оплату можно указать условия об оплате, которые задаются в поле Оплата до.

Если поле Оплата до заполнено, то в печатной форме отражается Оплатить не позднее…

Дополнительные условия в бланке Счет на оплату

Если в счет на оплату необходимо внести дополнительную информацию, например, об условиях отгрузки или доставке товара, то пользователь может ее указать в текстовом виде в справочнике Дополнительные условия и выбрать в поле Дополнительные условия по ссылке Реквизиты продавца и покупателя.

Логотип

Для отображения на печатной форме Счет на оплату логотипа необходимо установить рисунок логотипа в справочнике Организация – раздел Логотип и печать – загрузить Логотип.

Изучить подробнее Сведения об организации

Печать и подписи

Для отображения на бланке Счет на оплату печати и подписи ответственных лиц необходимо установить флажок Подпись и печать и осуществить следующие настройки в справочнике Организации:

В разделе Логотип и печать установить соответствующие рисунки:

  • Печать;
  • Подпись руководителя;
  • Подпись главного бухгалтера.

С загрузкой рисунков более подробно можно ознакомиться по ссылке Инструкция «Как создать факсимильную подпись и печать» в справочнике Организация.

Изучить подробнее Сведения об организации

Дополнительные возможности

Заполнение и печать договора

В Счете покупателю можно сформировать и распечатать договор по кнопке Печать – Договор. Для этого предусмотрены типовые шаблоны договоров, заданные в 1С:

  • Договор возмездного оказания услуг;
  • Договор подряда;
  • Договор поставки.

В выбранном шаблоне необходимо заполнить желтые поля и можно распечатывать договор по кнопке Печать.

Организация может добавить свои шаблоны договоров в базу в справочнике Шаблоны договоров.

Анализ оплаты

Благодаря информации, содержащейся в документе Счет покупателю, бухгалтер автоматически сможет сформировать для руководителя отчет, находящийся в разделе Руководителю – Расчеты с покупателями — Счета, не оплаченные покупателями:

  • отчет Счета, не оплаченные покупателями.

Неоплаченные счета также можно контролировать в журнале документов Счета покупателям по графам Срок оплаты и Оплата.

Просроченный Срок оплаты подсвечивается красным. Кроме того, красным выделяется статус оплаты в графе Оплата, если счет покупателя отгружен и не оплачен или оплачен частично.

Если счет фактически оплачен покупателем, но он «не подцеплен» в документ оплаты, то Статус оплаты автоматически не поменяется. Его необходимо изменить вручную в журнале Счета покупателям по кнопке Изменить статус или непосредственно в самом документе в поле Статус оплаты.

Также в зависимости от оплаты можно настроить условное форматирование списка

Анализ отгрузки

В журнале документов Счета покупателям по графе Отгрузка можно контролировать отгрузку по счету.

Графа Отгрузка выделяется красным, если оплата по счету прошла, а ТМЦ (работы, услуги) отгружены не были или отгружены частично.

Если по счету фактически прошла отгрузка (реализация), но он «не подцеплен» в документ отгрузки, то Статус отгрузки автоматически не поменяется. Его необходимо изменить вручную в журнале Счета покупателям по кнопке Изменить статус.

Также в зависимости от отгрузки можно настроить условное форматирование списка