Совершенно секретно! Справочник Договоры

Эта статья для тех, кто хочет изучить «скрытые» возможности справочника Договоры и пользоваться ими в своей работе. В статье будут рассмотрены задачи формирования удобных списков договоров, работа с универсальным отчетом, работа с шаблонами документов и возможность прикреплять в справочнике Договоры внешние файлы.

Формирование удобных списков договоров

Открывая справочник Договоры, хочется видеть дополнительную информацию по нему, которая «скрыта» разработчиками. Нужно уметь извлекать эту информацию в удобном для работы виде прямо из 1С, настраивая справочник или используя возможности Универсального отчета.

Чтобы узнать: согласован ли договор? Подписан? Когда заканчивается срок действия договора? И многое другое — совсем не обязательно «рисовать» себе ручные отчеты в Excel или Word и тратить время на поиск нужной информации. Мы можем очень легко получать эту информацию из 1С зная, как и что настраивать! В этой статье мы рассмотрим наиболее удачные настройки справочника Договоры, которые могут быть полезны всем пользователям.

Настройка для отражения информации о том, подписан договор или нет – одна из самых востребованных. Давайте посмотрим вместе.

Есть! Но сразу оговоримся, что настроить отражение списка договоров по данным Договор подписан можно только в том случае, если в карточке справочника Договоры для подписанных договоров проставляется флажок Договор подписан.

Пошаговая инструкция настройки отражения информации о подписанных и неподписанных договоров

Шаг 1. Открыть список договоров: раздел Справочники — Покупки и Продажи — Договоры.

Шаг 2. По кнопке ЕЩЕ выбрать команду Изменить форму.

Шаг 3. Установить курсор на поле Ссылка и по кнопке Добавить поля выбрать реквизит Договор подписан.

Шаг 4. Результат выполненной настройки будет выглядеть следующим образом.

Настройка особенно полезна для тех пользователей, кто работает с договорами контрагентов, а если за все отвечает один бухгалтер, то это и вообще находка!

Отчет по срокам действия договора

Следующую интересную настройку мы выполним другим «инструментом» – Универсальным отчетом. С его помощью мы «нарисуем» себе отчет по срокам действия заключенных договоров.

Итак, наш друг – Универсальный отчет и наши рекомендации по решению поставленной задачи.

Для решения задачи будем использовать данные поля Срок действия до справочника Договоры.

Настройка Универсального отчета по справочнику Договоры

Шаг 1. В шапке отчета указать следующие данные:

  • Период;
  • Справочник;
  • Договоры.

Шаг 2. Открыть настройку отчета по кнопке Показать настройки.

Шаг 3. На вкладке Группировка добавить поле Срок действия до.

Шаг 4. На вкладке Отборы добавить:

  • Поле — Срок действия до;
  • Вид сравнения — Не равно;
  • Значение — Произвольная дата.

Рассматриваются только данные с установленными сроками договора.

Шаг 5. На вкладке Показатели добавить поля:

  • Организация;
  • Контрагент;
  • Наименование;
  • Срок действия до.

Шаг 6. На вкладке Сортировка добавить поля:

  • Срок действия до;
  • Контрагент;
  • Наименование.

Шаг 7. Результат выполненной настройки будет выглядеть следующим образом.

Задав на вкладке Отбор конкретную дату, можно получить список договоров с завершением срока действия на эту дату.

Результат выполненной настройки.

Отчет позволяет быстро и что существенно — без ошибок! — получить нужную информацию для переоформления договоров контрагентов.

Сохранить настройку можно по кнопке Сохранить настройки.

Использование поля Вид расчета

При заполнении в карточке договоров поля Вид расчетов можно формировать отчеты по дополнительной аналитике. Данные вида расчетов выбираются из справочника Виды расчетов. Справочник задуман разработчиками для дополнительного разделения взаиморасчетов.

Нет, в отчетные бухгалтерские формы данные в разрезе видов расчета не попадают. Вид расчета может использоваться бухгалтером для получения сводных данных по договорам, также это деление очень может помочь менеджерам, финансистам и плановикам извлекать дополнительную информацию для анализа.

Это внутренняя аналитика договоров, которую можно использовать для анализа данных в стандартных отчетах.

Для решения задачи в справочнике Виды расчетов должны быть введены виды взаиморасчетов:

  • Долгосрочные;
  • Краткосрочные.

А в карточке договоров проставляться соответствующий договору вид взаиморасчетов.

Пошаговая инструкция по формированию оборотно-сальдовой ведомости по счету 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с группировкой по виду взаиморасчетов

Шаг 1. Открыть оборотно-сальдовую ведомость по счету: раздел Отчеты – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Шаг 2. В шапке оборотно-сальдовой ведомости по счету выставить:

  • период;
  • счет — 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • организация – Организация ООО.

Шаг 3. Открыть настройку отчета по кнопке Показать настройки. На вкладке Группировка добавить поля:

  • Договоры. Вид расчетов;
  • Договоры.

Шаг 4. Сформировать отчет по заданным настройкам.

Формирование договоров из шаблонов

1С позволяет формировать текст договора прямо из карточки договора по кнопке ПечатьДоговор.

Это невероятно упрощает процесс подготовки договоров, поскольку текст договора формируется из типовых шаблонов договоров, которые можно изменять, удалять, создавать новые – такие, какие нужны в каждом конкретном случае, и использовать их в работе.

В типовой поставке присутствуют шаблоны для трех видов договоров:

  • договор возмездного оказания услуг; PDF-4
  • договор подряда; PDF-5
  • договор поставки. PDF-6

Каждый из них представляет из себя стандартный текст договора по указанному вид шаблона.

Это действительно «общий» текст, но «изюминка» в том, что вся необходимая информация в тексте по организации, директору организации, контрагенту, с которым заключается договор, его представитель, срок действия договора и многое другое печатается автоматически из данных 1С!

Вам не потребуется тратить время и «вбивать» в текст договора эту информацию. Все это программа выведет автоматически!

  • Текст договора возмезного оказания услуг; PDF-7
  • Текст договора подряда; PDF-8
  • Текст договора поставки. PDF-9

О том, как работать с шаблонами договоров — в нашей статье Шаблоны договоров.

Прикрепление файлов к договору

Одной из новых возможностей работы со справочником Договоры является возможность прикреплять к договору внешние файлы. Это могут быть тексты договоров, дополнительные соглашения к ним, прочая дополнительная информация.

Нет, количество файлов для присоединения не ограничивается. Но все-таки надо иметь в виду, что хранение файлов «утяжеляет» базу. Поэтому если вы будете активно использовать работу с файлами, база значительно увеличится в объеме и будет дольше обновляться.

Нет! Присоединять можно абсолютно любые файлы: от рисунков до музыки.

Присоединение файлов к договору происходит по специальной кнопке «скрепка» в командной панели справочника.

Можно прикрепить к договору файл:

  • с диска;
  • по шаблону;
  • со сканера.

После прикрепления файлов к справочнику Договоры, в самой первой колонке списков и журналов появляется специальный знак: «скрепка».

По особенностям работы с прикрепленными файлами и присоединению файлов с диска, по шаблону и со сканера в наших статьях:

Изучение этих статей поможет Вам научиться работать с этим сервисом и, самое главное, свести к минимуму время на подготовку и подключение нужных файлов в 1С.

Добавить комментарий