Совершенно секретно! Справочник Договоры

Эта статья для тех, кто хочет изучить скрытые возможности справочника Договоры и пользоваться ими в своей работе. В статье будут рассмотрены:

  • наиболее удачные настройки справочника Договоры,
  • задачи формирования удобных списков договоров,
  • работа с универсальным отчетом,
  • работа с шаблонами документов,
  • возможность прикреплять в справочнике Договоры внешние файлы.

Формирование удобных списков договоров

Открывая справочник Договоры, хочется видеть дополнительную информацию по нему, которая скрыта разработчиками. Научимся извлекать эту информацию в удобном для работы виде прямо из 1С, настраивая справочник или используя возможности Универсального отчета.

Чтобы узнать, согласован ли договор, подписан ли, когда заканчивается срок его действия и др., совсем необязательно рисовать ручные отчеты в Excel или Word и тратить время на поиск нужной информации. Мы можем очень легко получать эту информацию из 1С, зная, как и что настраивать.

Есть! Но сразу оговоримся, что настроить отражение списка договоров по данным Договор подписан можно только, если в карточке справочника Договоры для подписанных договоров проставляется флажок Договор подписан.

Пошаговая инструкция настройки отражения информации о подписанных и неподписанных договоров:

Шаг 1. Откройте список договоров: раздел Справочники — Покупки и Продажи — Договоры.

Шаг 2. По кнопке ЕЩЕ выберите команду Изменить форму.

Шаг 3. Установите курсор на поле Ссылка и по кнопке Добавить поля выберите реквизит Договор подписан.

Шаг 4. Результат выполненной настройки будет выглядеть следующим образом:

Настройка особенно полезна для тех пользователей, кто работает с договорами контрагентов, а если за все отвечает один бухгалтер, то это вообще находка!

Отчет по срокам действия договора

Следующую интересную настройку мы выполним другим инструментом — Универсальным отчетом. С его помощью мы «нарисуем» себе отчет по срокам действия заключенных договоров.

Для решения задачи будем использовать данные поля Срок действия до справочника Договоры.

Настройка Универсального отчета по справочнику Договоры.

Шаг 1. В шапке отчета укажите следующие данные:

  • Справочник — тип источника данных: отчет будет построен по данным справочника;
  • Договоры — отчет будет формироваться по справочнику Договоры;
  • Основные данные — в отчете используются только основные данные справочника, заданные разработчиками, без дополнительных реквизитов, вводимых пользователем самостоятельно.

Шаг 2. Откройте настройку отчета по кнопке Настройки. Выберите Вид — Расширенный.

Шаг 3. На вкладке Отборы по кнопке Добавить отбор укажите:

  • ПолеСрок действия до,
  • Вид сравненияМеньше или равно,
  • Значение31.12.2018.

Шаг 4. На вкладке Поля и сортировки дополнительно к выставленным по умолчанию показателям по кнопке Добавить установите в окне Поля показатель:

  • Контрагент.

Используя стрелки «вверх» и «вниз», расположите поля в порядке следования в отчете. Оставьте флажки только на следующих показателях для формирования более компактной печатной формы:

  • Организация;
  • Контрагент;
  • Ссылка.

Шаг 5. На вкладке Поля и сортировки в окне Сортировки по кнопке Добавить (или перетянув данные из окна Поля), укажите порядок упорядочивания данных в отчете:

  • Организация;
  • Контрагент;
  • Ссылка.

Шаг 6. Исходная структура отчета содержит только детальные записи. Для построения собственной структуры отчета удалите настройку, заданную по умолчанию по кнопке Удалить.

По кнопке Добавить задайте группируемые поля как показано на рисунке.

Результат выполненной настройки будет выглядеть следующим образом.

Меняя в шапке отчета дату, можно получить список договоров с завершением срока действия на эту дату.

Отчет позволяет быстро и, что существенно, без ошибок, получить нужную информацию для переоформления договоров контрагентов.

После ввода наименования настройки, например, Срок действия договоров, нам не придется каждый раз настраивать отчет заново. По кнопке Выбрать настройки достаточно выбрать сохраненную настройку.

Использование поля Вид расчета

При заполнении в карточке договоров поля Вид расчетов можно формировать отчеты по дополнительной аналитике. Данные вида расчетов выбираются из справочника Виды расчетов. Справочник задуман разработчиками для дополнительного разделения взаиморасчетов.

Нет, в отчетные бухгалтерские формы данные в разрезе видов расчета не попадают. Вид расчета может использоваться бухгалтером для получения сводных данных по договорам. Это деление также очень может помочь менеджерам, финансистам и плановикам извлекать дополнительную информацию для анализа.

Это внутренняя аналитика договоров, которую можно использовать для анализа данных в стандартных отчетах.

Для решения задачи в справочнике Виды расчетов должны быть введены виды взаиморасчетов:

  • Долгосрочные;
  • Краткосрочные.

А в карточке договоров проставляться соответствующий договору вид взаиморасчетов.

Пошаговая инструкция по формированию Оборотно-сальдовой ведомости по счету 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с группировкой по виду взаиморасчетов.

Шаг 1. Откройте Оборотно-сальдовую ведомость по счету: раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

Шаг 2. В шапке оборотно-сальдовой ведомости по счету выставите:

  • Период;
  • Счет — 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками;
  • Организация — Организация ООО.

Шаг 3. Откройте настройку отчета по кнопке Показать настройки. На вкладке Группировка добавьте поля:

  • Договоры.Вид расчетов;
  • Договоры.

Шаг 4. Сформируйте отчет по заданным настройкам.

Формирование договоров из шаблонов

1С позволяет формировать текст договора прямо из карточки договора по кнопке Печать — Договор.

Это невероятно упрощает процесс подготовки договоров, поскольку текст договора формируется из типовых шаблонов договора, которые можно изменять, удалять, создавать новые — такие, какие нужны в каждом конкретном случае, и использовать их в работе.

В типовой поставке присутствуют шаблоны для трех видов договоров:

  • договор возмездного оказания услуг;
  • договор подряда;
  • договор поставки.

Каждый из них представляет из себя стандартный текст договора по указанному виду шаблона.

Это действительно общий текст, но «изюминка» в том, что вся необходимая информация в тексте по организации и ее директору, контрагенту и его представителю, сроку действия договора и многое другое печатается автоматически из данных 1С!

Вам не потребуется тратить время и вбивать в текст договора эту информацию.

  • Текст договора возмезного оказания услуг;
  • Текст договора подряда;
  • Текст договора поставки.

О том, как работать с шаблонами договоров,— в нашей статье Шаблоны договоров.

Прикрепление файлов к договору

Одной из новых возможностей работы со справочником Договоры является возможность прикреплять к договору внешние файлы. Это могут быть тексты договоров, дополнительные соглашения к ним, прочая дополнительная информация.

Нет, количество файлов для присоединения не ограничивается. Но все-таки надо иметь в виду, что хранение файлов «утяжеляет» базу. Поэтому если вы будете активно использовать работу с файлами, база значительно увеличится в объеме и будет дольше обновляться.

Нет! Присоединять можно абсолютно любые файлы: от рисунков до музыки.

Присоединение файлов к договору происходит по специальной кнопке «скрепка» в командной панели справочника.

Можно прикрепить к договору файл:

  • с диска;
  • по шаблону;
  • со сканера.

После прикрепления файлов к справочнику Договоры, в самой первой колонке списков и журналов, появляется специальный знак: «скрепка».

Особенности работы с прикрепленными файлами и присоединению файлов с диска, по шаблону и со сканера — в наших статьях:

Изучение этих статей поможет вам научиться работать с этим сервисом и, самое главное, свести к минимуму время на подготовку и подключение нужных файлов в 1С.

Добавить комментарий