Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) и заполнение заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки в программах 1С

Работодателям в 2020 г. предстоит выполнить ряд мероприятий для перехода на ЭТК, в частности уведомить сотрудников под роспись о введении ЭТК и получить от сотрудников заявления о выборе формы ведения трудовой книжки (с сохранением бумажной трудовой книжки или только в электронной форме). В этой публикации рассмотрим, как сформировать соответствующие уведомления и зарегистрировать заявления сотрудников в программах 1С.

Уведомление сотрудников о переходе на ЭТК

В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ всем работодателям в срок до 30.06.2020 г. следует уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с введением электронных трудовых книжек, а также о праве работника до 31.12.2020 г. подать заявление о способе ведения трудовой книжки.

Форма уведомления законодательно не утверждена, поэтому можно использовать произвольную форму уведомления, разработанную самостоятельно.

В типовых конфигурациях 1С форма уведомления реализована и выводится на печать вместе с заявлением сотрудника.

Сбор заявлений от сотрудников о выборе способа ведения трудовой книжки

В соответствии с п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ каждый работник должен в срок до 31.12.2020 г. подать заявление работодателю о способе ведения его трудовой книжки: с сохранением бумажной трудовой книжки или только в электронной форме.

Тем, кто выберет электронную трудовую книжку, на руки будет выдана бумажная трудовая книжка с отметкой о подаче сотрудником соответствующего заявления.

При подаче сотрудником заявления о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде, обязанность заполнения бумажной трудовой книжки будет распространяться и на всех последующих работодателей сотрудника. При этом он не теряет право отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном виде в любой момент.

По сотрудникам, не написавшим заявление о способе ведения трудовой книжки, работодатель обязан будет продолжать ведение трудовой книжки в бумажном виде (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ) и параллельно вести данные в электронном виде.

Сотрудники, не имеющие возможность подать заявление о способе ведения трудовой книжки до 31.12.2020 г., могут сделать это в любой момент после этой даты. К таким работникам относятся:

  1. те, кто не работал, но сохранял за собой место работы, в т.ч. на период:
    • временной нетрудоспособности;
    • отпуска;
    • отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ
  2. лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 г. не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и не подавшие до указанной даты одно из письменных заявлений.

Форма заявления сотрудника не утверждена законодательно, можно составить заявление в произвольной форме или использовать форму, реализованную в программах 1С.

Заполнение заявления о выборе формы ведения трудовой книжки в программах 1С

Заявление о способе ведения трудовой книжки реализовано в программе в виде документа Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Документ можно ввести из журнала Электронные трудовые книжки (Кадры – См. также — Электронные трудовые книжки или Отчетность, справки – Электронные трудовые книжки).

Документ имеет табличную часть, т.е. может вводиться сразу на группу сотрудников. Для заполнения заявлений следует подобрать сотрудников и для каждого сотрудника указать выбранный им способ ведения трудовой книжки:

  • Ведение бумажной трудовой книжки
  • Сведения о трудовой деятельности в электронной форме

В зависимости от выбранного вида заявления на печать будет выводиться уведомление сотрудника  и соответствующее Заявление:

  • Уведомление сотрудника

  • Заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде (указано, что трудовая книжка ведется в соответствии со статьей 66 ТК РФ):

  • Заявление о ведении трудовой книжки только в электронном виде (указано, что трудовая книжка ведется в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ):

Очень важно своевременно регистрировать соответствующие заявления сотрудников и корректно указывать дату документа, так как затем эти данные включаются в отчетную форму СЗВ-ТД, передаваемую в ПФР, а также в форму СТД-Р, выдаваемую на руки сотруднику.