Загрузка реквизитов контрагента из файла XML

Очень часто бухгалтер устает вбивать реквизиты контрагентов и не может воспользоваться автоматическим сервисом 1С:Контрагент по разным причинам. Для того, чтобы минимизировать ручной труд по вводу реквизитов контрагентов и создан этот прекрасный сервис. Освоив его, вы можете попросить своего контрагента выгрузить карточку с его реквизитами из 1С в файл XML и автоматически загрузить данные в справочник Контрагенты. 

Из статьи вы узнаете, как:

  • контрагенту подготовить файл XML со своими реквизитами;
  • загрузить реквизиты контрагента из электронной почты 1С;
  • загрузить реквизиты контрагента из файла.

Потребуется один раз пройтись по нашей пошаговой инструкции, чтобы легко и, главное, без ошибок подгружать в программу реквизиты контрагентов.

Как это работает?

Контрагент по электронной почте пересылает вам свои реквизиты, выгруженные из его базы 1С. При получении письма с реквизитами контрагента Организация в карточке справочника Контрагенты может выполнить загрузку данных из полученного файла:

Рассмотрим порядок загрузки реквизитов, полученных от контрагента с помощью XML файла в виде пошаговой инструкции:

  • создание и отправка файла XML контрагентом;
  • загрузка Организацией реквизитов контрагента из электронной почты 1С;
  • загрузка Организацией реквизитов контрагента из файла XML.

Создание и отправка файла XML контрагентом

Настройка учетной записи электронной почты контрагентом

Контрагент должен передать свои реквизиты почтой. Именно в этом случае программой в электронном письме автоматически формируется файл XML, используемый для загрузки в нашей организации. Поэтому у него должна быть настроена в 1С учетная запись электронной почты: раздел Администрирования — Настройки программы — Органайзер — ссылка Учетные записи электронной почты.

Убедиться, что настройки выполнены корректно можно, нажав на кнопку Проверить настройки. Должно выйти сообщение, что проверка учетной записи прошла успешно.

Отправка контрагентом своих реквизитов

Для выгрузки своих реквизитов контрагент должен сформировать карточку через раздел Главное — Настройки программы — Организации — кнопка Реквизиты.

Если все реквизиты указаны корректно, то он может приступать к их выгрузке в файл.

Формирование письма с реквизитами контрагента, а так же формирование файла нужного формата XML, который будет использоваться нашей Организацией для загрузки данных в карточку контрагента, происходит автоматически по кнопке Конверт.

Будет сформировано следующее сообщение с прикрепленным файлом XML:

Если контрагент в поле Кому укажет:

Проверить Email, указанный в учетной записи электронной почты 1С, можно через раздел Администрирование — Настройки программы — Органайзер — ссылка Учетные записи электронной почты.

Отправка контрагентом реквизитов для нашей Организации происходит по кнопке Отправить.

Загрузка реквизитов контрагента из электронной почты 1С

При настроенной учетной записи электронной почты загрузка реквизитов контрагента может выполняться без скачивания файла — прямо из электронной почты 1С.

Если контрагента нет в справочнике Контрагенты, то для загрузки реквизитов сначала необходимо его создать: раздел Справочники — Покупки и Продажи — Контрагенты — кнопка Создать.

Если контрагент уже создан и требуется обновить реквизиты, то следует открыть карточку этого контрагента.

Загрузка реквизитов контрагента производится по кнопке Заполнить — Из электронной почты.

Программа автоматически найдет письмо с реквизитами контрагента, если Email в учетной записи 1С совпадает с Email, на который контрагент выслал организации свои реквизиты.

Программа найдет письмо с реквизитами контрагента и отобразит информацию в таблице.

После нажатия на кнопку Заполнить программа прочитает реквизиты контрагента из письма и загрузит сведения в карточку автоматически.

Для обновления реквизитов контрагента Уютный дом ООО откроем его карточку в справочнике Контрагенты: раздел Справочники — Покупки и Продажи — Контрагенты — Уютный дом ООО.

Выполним поиск письма с реквизитами контрагента Уютный дом ООО в 1С по кнопке Заполнить — Из электронной почты. Программа автоматически обновила реквизиты контрагента.

Загрузка реквизитов контрагента из внешнего файла XML

Если учетная запись электронной почты в 1С не настроена, то можно загрузить реквизиты контрагента из сохраненного на компьютере файла XML.

На указанный электронный адрес нашей Организации поступит письмо с реквизитами контрагента.

В поступившем письме содержатся два файла:

  • PDF — сформированный контрагентом при отправке письма;
  • XML — сформированный программой автоматически.

Для загрузки реквизитов будет использоваться файл XML.

Рассмотрим загрузку реквизитов контрагента организацией через внешний файл XML.

Сохранение файла XML на диск компьютера

Полученный от контрагента файл XML с реквизитами нужно сохранить на диск компьютера.

Файлы с реквизитами контрагента можно выгрузить:

  • в формате ZIP;
  • отдельно файл XML.

Сохранение файла в формате ZIP

Полученный архив в формате ZIP распакуйте файл встроенным архиватором Windows 7-Zip.

Убедитесь, что файл с реквизитами контрагента имеет формат XML.

Сохранение файла в формате XML

Выгружается только нужный для загрузки файл XML. Для этого курсор мышки помещается на файл формата XML и в появившемся окне действий выбирается команда «выгрузить» (стрелка с чертой).

В этом случае никаких дополнительных действий с файлом производить не нужно.

Загрузка реквизитов контрагента

Если контрагента нет в справочнике Контрагенты, то для загрузки реквизитов сначала необходимо его создать: раздел Справочники — Покупки и Продажи — Контрагенты — кнопка Создать.

Если контрагент уже создан и требуется обновить реквизиты, следует открыть карточку этого контрагента.

Для загрузки реквизитов контрагента нажмите кнопку Заполнить — Из файла.

Выберите сохраненный на диске файл формата XML.

Нажмите кнопку Открыть в форме выбора или дважды щелкните мышкой по файлу. Реквизиты в карточке контрагента заполнятся автоматически.

Функционал загрузки реквизитов контрагента из файла XML позволяет ввести все нужные позиции в карточке контрагента быстро и без ошибок. Если у контрагентов есть возможность высылать свои реквизиты указанным способом, то вводить данные в справочник Контрагенты можно автоматически из полученных данных.