Загрузка цен из Excel

В справочнике Номенклатура можно загружать цены номенклатуры из подготовленных таблиц, что позволяет сократить ручной труд по вводу прайсов в 1С до минимума.

В этой статье мы подробно рассмотрим, как загружать номенклатуру и цены из внешнего файла. Конечно, можно вносить данные вручную, но гораздо удобнее предоставить это сделать самой программе, верно?

Как это работает?

При загрузке цен из файла автоматически создаются:

  • новые элементы справочника Номенклатура, если их нет в справочнике;
  • новый документ Установка цен номенклатуры.

Новая номенклатура создается в группе, которая указана в настройке при загрузке цен.

Следовательно, нужно готовить таблицы с ценами таким образом, чтобы новая номенклатура в них принадлежала одной группе (Товары, Материалы, Продукция и т.д.), иначе потом придется переносить созданную номенклатуру в нужные группы вручную.

Можно использовать общий файл, но удалять лишние группы при загрузке вручную.

Мы покажем на примере, как это делать.

Подготовка файла для загрузки цен

Рассмотрим порядок загрузки цен в программу 1С из файла Excel в виде пошаговой инструкции.

Подготовка файла включает:

  • создание таблицы данных;
  • настройку загрузки цен.

Создание таблицы данных

Для загрузки можно использовать файлы, содержащие данные в «табличном» виде:

  • файл Excel;
  • файл 1С;
  • текстовый файл, в котором данные разделены запятыми;
  • файл электронной таблицы в формате OpenDocument Format.

Самым распространенным является вариант загрузки номенклатуры из файла Excel, который мы и рассмотрим в нашей статье.

Файл может содержать таблицу со следующими данными:

  • Наименование;
  • Вид номенклатуры;
  • Входит в группу;
  • Уникальный идентификатор номенклатуры;
  • Артикул;
  • Тип цен;
  • Цена;
  • Единица измерения;
  • Ставка НДС.

Проверка загружаемых полей

Перед загрузкой данных нужно обязательно проверить наличие указанных в таблице единиц измерения в колонке Единица в справочнике Классификатор единиц измерения.

Загрузка номенклатуры и цен из таблицы Excel

Загрузка номенклатуры и цен происходит из справочника Номенклатура: раздел Справочники – Товары и Услуги — Номенклатура по кнопке Загрузить.

Для загрузки выбирается подготовленный и проверенный файл, содержащий данные по ценам номенклатуры.

После выбора файла программа считывает содержащуюся в нем информацию и открывает специальную форму настройки для загрузки данных в программу.

Это наиболее важная часть работы, поэтому мы пройдем ее подробно, шаг за шагом.

Пошаговая инструкция по загрузке данных

Шаг 1. Удаление заголовков из таблицы загрузки

В таблице данных удалите ненужную информацию, как правило это заголовки таблицы и подписи, используя кнопки:

  • Удалить все лишнее – программа сама определяет информацию, которую нужно удалить:
    • пустые строки;
    • заголовки таблицы.

Этой кнопкой удобно пользоваться, чтобы удалить информацию, содержащуюся в заголовках таблицы и дополнительную информацию над таблицей;

  • Удалить строку – удаляется строчка вручную. Для этого курсор устанавливается на нужной строке и нажимается кнопка Удалить строку. Этой кнопкой удобно пользоваться для удаления данных уже внутри самой таблицы цен;
  • Удалить колонку – удаляется колонка целиком, если информация по ней не будет загружаться.

В таблице должна остаться только загрузочная информация по номенклатуре.

Шаг 2. Выделение группы загружаемой номенклатуры

Определите группу номенклатуры, в которую будем загружать новую номенклатуру. Например, это Товары.

По кнопке Удалить строку удалите все позиции, что не относятся к группе Товары.

Шаг 3. Удаление лишних колонок таблицы, не участвующих в загрузке

По кнопке Удалить колонку удалите колонку с группой номенклатуры из таблицы, поскольку она не участвует в загрузке данных.

В результате, таблица будет иметь строчки только по группе Товары.

Шаг 4. Настройка соответствия данных таблицы реквизитам номенклатуры

Настройте соответствие данных загружаемой таблицы реквизитам номенклатуры по ссылке Укажите реквизит:

  • Наименование;
  • Единица;
  • Ставка НДС;
  • Цена Оптовая №1.

Таблица подготовлена для загрузки данных, нажмите на кнопку Далее.

Шаг 5. Задание вида и группы загрузки новой номенклатуры

Для новой номенклатуры по ссылке Реквизиты новой номенклатуры укажите:

  • Входит в группу;
  • Вид номенклатуры.

Шаг 6. Анализ данных перед загрузкой

Перед загрузкой данных программа проинформирует, что есть новая номенклатура, которая будет создана в справочнике Номенклатура автоматически.

Шаг 7. Указание данных для создания документа Установка цен номенклатуры

Выставите данные:

  • Тип цен – элемент справочника Типы цен, к которому относятся загружаемые цены;
  • Установить цены на — дата, с которой начинают действовать загружаемые цены.

Шаг 8. Загрузка данных из таблицы

Нажмите на кнопку Загрузить.

Шаг 9. Проверка загрузки номенклатуры

Проверьте создание новых элементов справочника Номенклатура в группе (папке) Товары.

Для этого откройте группу Товары в справочнике Номенклатура и проконтролируйте, что все новые позиции номенклатуры из файла, которых не было в справочнике, теперь там присутствуют.

Шаг 10. Проверка формирования прайса

При загрузке цен номенклатуры создается документ Установка цен номенклатуры: раздел Склад – Цены – Установка цен номенклатуры.

Проверьте наличие документа по типу цен Оптовая №1 от 01.02.2018 с данными загруженными из таблицы с ценами.

Все цены соответствуют данным таблицы Excel.

Теперь при оформлении документов реализации, начиная с 01.02.2018, при использовании типа цен Оптовая №1, цена на указанную номенклатуру будет проставляться согласно загруженного прайса.

Функционал загрузки цен номенклатуры из таблиц позволяет ввести все нужные позиции номенклатуры и цены быстро и без ошибок!

Если организация плотно работает с прайсами и число позиций в них составляет сотни и тысячи строк – этот метод обязательно нужно использовать! Это новая возможность в 8.3, которой не было в 8.2 – спасибо разработчикам за нужный сервис!